Dienstreisen spielen für Unternehmen eine immer wichtigere Rolle und das merkt man auch, da sie sich regelrecht zum Standard im Berufsalltag entwickeln. Unter anderem profitieren Betriebe davon, dass sie sich um ein Vielfaches besser repräsentieren können als über Online-Meetings und zum anderen baut man ein engeres und besseres Verhältnis sowie Vertrauen zu Partnern auf. Jedoch bringen Geschäftsreisen nicht nur viele Vorzüge, sondern sind zugleich aufgrund der einhergehenden Reisekostenabrechnung mit viel Arbeit und Zeitaufwand verbunden. Um diesen Prozess zu erleichtern und effizienter zu handhaben, bieten sich gewisse Tools an, mit denen die Reisekostenabrechnung digital vonstattengeht. Wer noch nie zuvor davon gehört hat, ist hier genau richtig, da unter anderem die größten Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung und wichtige Informationen, die man bei der Auswahl einer entsprechenden Software beachten sollte, aufgelistet sind.
Nachteile der manuellen Reisekostenabrechnung
Fehler sind menschlich, schleichen sich aber besonders bei zahlenlastigen Aufgaben häufig ein. Jedoch bedeutet dies vor allem für die Buchhaltung einen erhöhten Arbeitsaufwand und zugleich können im schlimmsten Fall schwerwiegende Konsequenzen die Folge sein. Deshalb bietet sich gerade bei der Reisekostenabrechnung die Verwendung diverser Tools, von Anbietern wie Moss und Co., an, die speziell zur Vermeidung dieser drei Fehlerquellen beitragen:
- Verlust von Belegen: Eine Reisekostenabrechnung ist erst dann ordnungsgemäß und korrekt, solange alle Zahlungen mit einem entsprechenden Beleg festgehalten sind. Allerdings ist dies nicht immer so einfach, da sich die Ausgaben auf einer Dienstreise schnell summieren und dadurch die ein oder andere Quittung verloren gehen kann. Noch dazu verschwimmt häufig die Trennlinie zwischen geschäftlichen und privaten Aufwendungen, was die Arbeit der Buchhaltung deutlich erschwert.
- Hohes Fehlerrisiko: Vor allem bei der manuellen Abwicklung einer Reisekostenabrechnung kommen Tippfehler oder Zahlendreher leider nicht zu selten vor. Daraus ergeben sich eine falsche Erstattung oder eine Verursachung höherer Kosten, was sich besonders bei häufig stattfindenden Dienstreisen stark auf das Unternehmen auswirken kann.
- Probleme mit dem Finanzamt: Eine Reisekostenabrechnung unterliegt außerdem dem Steuergesetz, der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflicht und manchmal sogar noch betriebsinternen Vorschriften. Diese müssen mit großer Sorgfalt und Genauigkeit eingehalten werden, da es bei Abweichungen und fehlenden Unterlagen zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt oder sogar zu Steuerhinterziehungs-Vorwürfen kommen kann.
Wie man also sieht, können bereits kleine Missgeschicke bei einer Reisekostenabrechnung zu schwerwiegenden Folgen führen. Zudem gilt, je später ein Fehler entdeckt wird, desto kostspieliger ist dessen Berichtigung!
3 Gründe, wieso ein Unternehmen auf eine digitale Reisekostenabrechnung setzen sollte
Digitalisierung kann den Arbeitsalltag effizienter gestalten und zugleich zu großen Erleichterungen in den verschiedensten Abteilungen führen. So ist es auch bei der digitalen Reisekostenabrechnung, wobei gerade diese Vorteile stark herausstechen:
Zeit-, Arbeits- und Kosteneinsparungen
Dank der digitalen Reisekostenabrechnung lassen sich viele Abläufe innerhalb dieses Prozesses digitalisieren. So beispielsweise auch das Sammeln und Verwalten von Belegen, da man in der Regel zu einer erworbenen Software zugleich eine entsprechende App erhält, mit der man mittels eines einfachen Fotos die Dokumente im Kinderspiel online hochladen kann. In weiterer Folge führt dies nicht nur zu Arbeitsreduzierungen für die Dienstreisenden als auch für die Buchhaltung, sondern zudem zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Reduzierung der Fehleranfälligkeit
Dank der digitalen Erfassung von Belegen wird zum einen das Risiko manueller Fehler minimiert und zum anderen werden die Daten automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz kontrolliert. Somit wird sichergestellt, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden und alles regelkonform, nach dem Finanzamt, vonstattengeht. Noch dazu erübrigen sich Probleme mit der Aufbewahrungspflicht, da sämtliche Informationen sicher digital archiviert werden.
Effizientere Zusammenarbeit mit Dritten
Die Software einer digitalen Reisekostenabrechnung verfügt normalerweise über eine DATEV-Schnittstelle. Diese wird zum Austausch von Daten mit Dritten genutzt, wodurch sich der Datenexport, beispielsweise mit dem Finanzamt, viel einfacher als zuvor gestaltet.
Des Weiteren stellt sich die Einbindung einer solchen Lösung als höchst unkompliziert heraus, weshalb man als Unternehmen keine Bedenken diesbezüglich haben muss.
So findet man die geeignetste Reisekostenabrechnungs-Software
Aufgrund der großen Anzahl von digitalen Reisekostenabrechnungs-Tools, die sich vom Anbieter als auch im Umfang der Funktionen unterscheiden, fällt die Entscheidung nicht immer so einfach. Grundsätzlich sollte man sich dabei stets an den Bedürfnissen orientieren, um so die geeignetste Software zu finden. Dadurch geht man sicher, dass man weder zu wenig Funktionen erwirbt noch zu viele und zugleich unnötig hohe Kosten zahlt. Besonders diese Faktoren sollten bei der finalen Festlegung eines Tools berücksichtigt werden:
- Wie groß ist das Unternehmen?
- Wie viele Mitarbeiter sind in dem Betrieb beschäftigt?
- Wie häufig finden Dienstreisen statt?
- In welcher Branche befindet sich das Unternehmen?
So kann es sein, dass bereits kostenlose, beschränkte Tools völlig ausreichend sind, wobei andere Unternehmen besser auf eine Komplettlösung setzen.
Fazit
Dienstreisen etablieren sich immer mehr zum Standard, wodurch sich Mitarbeiter immer häufiger mit der Reisekostenabrechnung auseinandersetzen müssen. Allerdings ist dieser Prozess sehr aufwändig, da er bereits beim Sammeln der Belege vor Ort beginnt und sich bis zur Buchhaltung, mit der Verwaltung und Abrechnung, zieht. Zudem kommt, dass dieser Ablauf äußerst fehleranfällig ist. Deshalb ist es in der heutigen Zeit ratsam, auf eine digitale Reisekostenabrechnung umzusteigen, da sich so unter anderem Ressourcen einsparen, Fehler reduzieren und sich die gesamte Reisekostenabrechnung um ein Vielfaches effizienter gestalten lässt. Die Auswahl an solchen Softwares nimmt ebenso stetig zu, weshalb sich für alle Bedürfnisse mit Sicherheit eine geeignete Lösung finden lässt.
