Der Besuch von Konferenzen ist in vielen unternehmerischen Bereichen notwendig. Die Veranstaltungen dienen dem Austausch, der Kommunikation und der Weiterentwicklung von Produkten. Dabei treffen sich Mitarbeiter verschiedener Unternehmen oder Unternehmensbereiche. Daher ist es nicht möglich, die Konferenzen an einem Ort zu organisieren, an dem die Mitarbeiter tätig sind. In der Regel bestimmt der Veranstalter einen Ort, der von der Lage und der Größe optimal für die Ausrichtung der Konferenz geeignet ist. Mitarbeiter, die von Auswärts kommen, reisen zu der Konferenz an. In diesem Zusammenhang entstehen Kosten für die Anreise, aber auch für die Unterbringung der Mitarbeiter. Diese Kosten können Sie steuerlich absetzen. Um die Anerkennung vom Finanzamt zu bekommen, ist es wichtig, dass die Absetzung der Kosten auf dem richtigen Wege erfolgt.
Wie Sie die Reisekosten richtig absetzen
Ein Mitarbeiter einer renommierten Remarketing-Agentur stellte uns die Frage, wie er seine Reisekosten zu Konferenzbesuchen richtig ansetzt. Diese Frage wollen wir zum Anlass nehmen und anhand eines Beispiels zu zeigen, welche Reisekosten in die Abrechnung einfließen können. Zunächst einmal ist es wichtig, dass es sich um eine Dienstreise handelt. Das Finanzamt prüft die Kosten. Sobald die Reise auch nur dem Anschein nach privaten Charakter hat, ist das Absetzen der Reisekosten nicht mehr möglich. Haben Sie die Reise ausschließlich aus dienstlichen Gründen angetreten, ist es wichtig, dass Sie die Reisekosten genau deklarieren. Nur dann können Sie davon ausgehen, dass das Finanzamt bei der Anerkennung der Kosten keine Probleme bereitet.
Beispiel für die Absetzung von Reisekosten im Kontext einer Dienstreise
Angenommen, Sie reisen für die Teilnahme an einer Konferenz von Berlin nach Hamburg. Ihr Arbeitgeber hat bestimmt, dass die Konferenz in Hamburg stattfindet. Sie sind unselbstständig als Mitarbeiter bei dem Arbeitgeber angestellt. Es steht Ihnen frei, wie Sie von Berlin nach Hamburg reisen. Sie wohnen etwas außerhalb von Berlin und möchten das Auto nehmen. Die Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und dem Tagungsort in Hamburg beträgt 311 Kilometer. Dabei handelt es sich um eine einfache Strecke. Um an der Konferenz in vollem Umfang teilnehmen zu können, müssen Sie zwei Nächte in Hamburg bleiben.
Die Kosten setzen Sie folgendermaßen ab:
* 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer.
Liegen Ihre Kosten tatsächlich höher, können Sie diese entsprechend absetzen. Sollte Ihnen der Arbeitgeber eine Pauschale erstatten, müssen Sie diese von den erstattungsfähigen Kosten absetzen.
* Verpflegungsmehraufwand 28 EUR pro Tag
Voraussetzung ist, dass Sie sich an dem Tag für 24 Stunden in Hamburg aufhalten. Sollten Sie nur acht Stunden dort sein, reduziert sich die Pauschale auf 14 EUR pro Tag
* Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe
Auch hier gilt, dass Sie die Summe abziehen müssen, die Ihnen der Arbeitgeber erstattet hat.
Angenommen, Sie haben keine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber bekommen, können Sie die Kosten folgendermaßen geltend machen:
- 622 gefahrene Kilometer * 30 Cent ergeben 186,60 EUR
- Für die zwei Nächte und den Anreisetag bekommen Sie 70 EUR
- Ihre Kosten für die Übernachtung betragen 80 EUR je Nacht. Es waren drei Übernachtungen notwendig, also können Sie 240 EUR ansetzen.
- Fazit: Insgesamt können Sie 496,60 EUR steuerlich absetzen. Die Kosten machen Sie in der Anlage N geltend.
