Dienstreisen gehören bei vielen Arbeitnehmern zur beruflichen Tätigkeit. Zu den hier anfallenden Kosten gibt es in Deutschland eine komplizierte Rechtslage, die sich auch immer wieder verändert. Jedes Unternehmen vereinbart mit seinen Arbeitnehmern, welche Reisekosten es übernimmt. Häufig gibt es dafür interne Richtlinien, nach denen dann die Reisekostenabrechnungen erstellt werden. Dazu gehören auch die Kosten für die Übernachtungen. Für die Abrechnung der Übernachtungskosten im Rahmen einer Dienstreise gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Abrechnung. So können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden oder eine Übernachtungspauschale, die vom Gesetzgeber jährlich neu festgelegt wird.
Möglichkeiten der Abrechnung für Unterkunftskosten
1. Die Übernachtungspauschale: Der Arbeitgeber erstattet seinen Mitarbeitern die Kosten in Höhe der Übernachtungspauschale. In Deutschland beträgt sie für das Jahr 2018 pro Tag 20 Euro. Die Auszahlung ist für den Mitarbeiter steuerfrei, das Unternehmen darf sie jedoch nicht als Betriebskosten absetzen. Eine steuerfreie Erstattung der Pauschbeträge ist nicht möglich, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder eines Dritten (auch teilweise) unentgeltlich gestellt worden ist. Für Übernachtungen im Ausland gelten andere Pauschalen (die Liste der aktuellen Pauschalen finden Sie unten im Text), die vom Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht werden. Sie unterscheiden sich von Land zu Land, teilweise gibt es auch für einzelne Städte festgelegte Pauschalen. Für London zum Beispiel wurde die Übernachtungspauschale in diesem Jahr auf 160 Euro angehoben, im restlichen Großbritannien liegt die Pauschale bei 119 Euro. Für die Reisekostenabrechnung kann bei jeder Dienstreise neu entschieden werden, ob die Übernachtungspauschale angewendet wird. Damit ergeben sich echte Lohnvorteile, wenn der Mitarbeiter eine günstige Unterkunft gefunden hat und eine höhere Pauschale vom Unternehmen erstattet bekommt. Informationen darüber, wie hoch die Pauschale für das Reiseziel ist, können Sie direkt unserer Tabelle unten im Text entnehmen. Die Übernachtungspauschale darf jedoch nur angewendet werden, wenn auch tatsächlich Kosten angefallen sind. Stellt der Arbeitsgeber oder jemand anderes eine kostenlose Unterkunft zur Verfügung, darf auch keine Pauschale angesetzt werden!
2. Ansatz mit den tatsächlichen Kosten der Übernachtung: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Unterkunft in tatsächlicher Höhe. Die Übernachtungskosten gelten dann als Betriebsausgabe für den Betrieb. Für den Mitarbeiter fallen keine Lohnsteuer oder Sozialabgaben an.
3. Keine Kostenübernahme durch das Unternehmen: Keine Firma ist dazu verpflichtet, die Übernachtungskosten zu übernehmen, es besteht kein rechtlicher Anspruch darauf. Arbeitnehmer sollten die Belege gut aufheben, sie können als Werbungskosten in der Lohnsteuererklärung berücksichtigt werden. Auswirken werden sie sich jedoch nur, wenn die Werbungskostenpauschale bereits ausgeschöpft wird.
Mahlzeiten während der Dienstreisen
Entsprechend der Dauer der Abwesenheit der Reisenden von ihrer Wohnung können Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt werden. Oft enthalten jedoch die Übernachtungskosten bereits das Frühstück. Wird diese Mahlzeit vom Unternehmen erstattet, muss die Pauschale um diesen Betrag gekürzt werden. Außerdem wird er in der Lohnsteuerabrechnung des Arbeitnehmers berücksichtigt. Um dem Abhilfe zu schaffen, sollte man im Hotel nach einem Business Package fragen.
Steuerliche Besonderheiten
Die Abrechnung der Reisekosten wird inzwischen von den Unternehmen auch eingesetzt, um die Motivation und die Leistung von Mitarbeitern zu honorieren und zu fördern. Die Ausgaben stellen für die Betriebe steuerlich absetzbare Betriebskosten dar, die Arbeitnehmer werden nicht mit zusätzlichen Lohnsteuern oder Sozialabgaben belastet. Hierdurch ergeben sich steuerlich interessante Gestaltungsmöglichkeiten von Zuwendungen und Boni. Siehe auch Artikel zum Thema Sachbezüge.
Übernachtungspauschalen für Gewerbetreibende/Selbständige?
Seit 01.01.2008 gilt (auch rückwirkend), dass die Übernachtungspauschalen nicht durch Selbstständige und Gewerbetreibende genutzt werden können. Hier sollten also unbedingt die Originalbelege aufbewahrt und als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Tabelle, Übernachtungspauschalen im Ausland
Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt im Jahr 2013 20 Euro. Für das Ausland hat der Gesetzgeber andere Pauschalen definiert.
In dieser Tabelle haben wir für Sie die derzeit (2013) gültigen Übernachtungspauschalen zusammengefasst. Wie bereits zuvor erwähnt kann es durchaus sein, dass es in einigen Ländern unterschiedliche Übernachtungspauschalen für unterschiedliche Regionen gibt. Um an oben genanntes Beispiel anzuknüpfen: Ein Hotelzimmer in London wird vermutlich teurer sein als im Rest des Landes. Der Gesetzgeber begegnet dieser Tatsache, in dem er für London einen eigenen Pauschalsatz ausschreibt.
| Land | Übernachtungspauschale in Euro |
| Ägypten | 50 |
| Äthiopien | 175 |
| Äquatorialguinea | 226 |
| Albanien | 110 |
| Algerien | 190 |
| Andorra | 82 |
| Angola | 265 |
| Antigua + Barbuda | 85 |
| Argentinien | 125 |
| Armenien | 90 |
| Aserbaidschan | 120 |
| Australien (Canberra) | 158 |
| Australien (Sydney) | 186 |
| Australien (Rest) | 133 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Bahrain | 70 |
| Bangladesch | 75 |
| Barbados | 110 |
| Belgien | 135 |
| Benin | 90 |
| Bolivien | 70 |
| Bosnien + Herzegowina | 70 |
| Botsuana | 105 |
| Brasilien (Brasilia) | 160 |
| Brasilien (Rio de Janeiro) | 145 |
| Brasilien (Sao Paulo) | 120 |
| Brasilien (Rest) | 110 |
| Brunei | 85 |
| Bulgarien | 72 |
| Burkina Faso | 100 |
| Burundi | 98 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Chile | 130 |
| China (Chengdu) | 85 |
| China (Hongkong) | 170 |
| China (Peking) | 115 |
| China (Shanghai) | 140 |
| China (Rest) | 80 |
| Costa Rica | 60 |
| Côte d’Ivoire | 145 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Dänemark | 150 |
| Dominica | 80 |
| Dominikanische Republik | 100 |
| Dschibuti | 160 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Ecuador | 55 |
| El Salvador | 75 |
| Eritrea | 58 |
| Estland | 85 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Fidschi | 57 |
| Finnland | 136 |
| Frankreich (Paris, auch: Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne) | 135 |
| Frankreich (Straßburg) | 89 |
| Frankreich (Lyon) | 83 |
| Frankreich (Marseille) | 86 |
| Frankreich (Rest) | 81 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Gabun | 135 |
| Gambia | 70 |
| Georgien | 80 |
| Ghana | 130 |
| Grenada | 105 |
| Griechenland (Athen) | 125 |
| Griechenland (Rest) | 132 |
| Großbritannien (London) | 160 |
| Großbritannien (Rest) | 119 |
| Guatemala | 90 |
| Guinea | 110 |
| Guinea-Bissau | 60 |
| Guyana | 90 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Haiti | 111 |
| Honduras | 115 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Indien (Chennai) | 135 |
| Indien (Kalkutta) | 120 |
| Indien (Mumbai) | 150 |
| Indien (Neu Delhi) | 130 |
| Indien (Rest) | 120 |
| Indonesien | 110 |
| Iran | 120 |
| Irland | 90 |
| Island | 105 |
| Israel | 175 |
| Italien (Mailand) | 156 |
| Italien (Rom) | 160 |
| Italien (Rest) | 126 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Jamaika | 145 |
| Japan (Tokio) | 153 |
| Japan (Rest) | 156 |
| Jemen | 95 |
| Jordanien | 85 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Kambodscha | 85 |
| Kamerun | 130 |
| Kanada (Ottawa) | 105 |
| Kanada (Toronto) | 135 |
| Kanada (Vancouver) | 125 |
| Kanada (Rest) | 100 |
| Kapverdische Inseln | 55 |
| Kasachstan | 100 |
| Katar | 170 |
| Kenia | 135 |
| Kirgisistan | 70 |
| Kolumbien | 55 |
| Kongo (Republik) | 113 |
| Kongo (Demokratische Republik) | 155 |
| Korea (Demokratische Volksrepublik) | 90 |
| Korea (Republik) | 180 |
| Kosovo | 65 |
| Kroatien | 57 |
| Kuba | 80 |
| Kuwait | 130 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Laos | 67 |
| Lesotho | 70 |
| Lettland | 80 |
| Libanon | 120 |
| Libyen | 100 |
| Liechtenstein | 82 |
| Litauen | 100 |
| Luxemburg | 102 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Madagaskar | 83 |
| Malawi | 110 |
| Malaysia | 100 |
| Malediven | 93 |
| Mali | 125 |
| Malta | 90 |
| Marokko | 105 |
| Mauretanien | 89 |
| Mauritius | 140 |
| Mazedonien | 95 |
| Mexiko | 110 |
| Moldau, Republik | 100 |
| Monaco | 52 |
| Mongolei | 84 |
| Montenegro | 95 |
| Mosambik | 80 |
| Myanmar | 45 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Namibia | 85 |
| Nepal | 72 |
| Neuseeland | 98 |
| Nicaragua | 100 |
| Niederlande | 115 |
| Niger | 70 |
| Nigeria | 220 |
| Norwegen | 182 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Österreich | 92 |
| Oman | 120 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Pakistan (Islamabad) | 150 |
| Pakistan (Rest) | 70 |
| Panama | 110 |
| Papua-Neuguinea | 90 |
| Paraguay | 61 |
| Peru | 140 |
| Philippinen | 90 |
| Polen (Warschau, Krakau) | 90 |
| Polen (Rest) | 70 |
| Portugal (Lissabon) | 95 |
| Portugal (Rest) | 95 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Ruanda | 135 |
| Rumänien (Bukarest) | 100 |
| Rumänien (Rest) | 80 |
| Russische Föderation (Moskau, außgenommen Gästewohnungen Deutsche Botschaft) | 135 |
| Russische Föderation (Moskau, Gästewohnungen Deutsche Botschaft) | 0 |
| Russische Föderation (Moskau, angemietete Gästewohnungen Deutsche Botschaft) | 135 |
| Russische Föderation (St. Petersburg) | 110 |
| Russische Föderation (Rest) | 80 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Sambia | 95 |
| Samoa | 57 |
| São Tomé (Príncipe) | 75 |
| San Marino | 77 |
| Saudi-Arabien (Djidda) | 80 |
| Saudi-Arabien (Riad) | 95 |
| Saudi-Arabien (Rest) | 80 |
| Schweden | 165 |
| Schweiz (Genf) | 174 |
| Schweiz (Rest) | 139 |
| Senegal | 130 |
| Serbien | 90 |
| Sierra Leone | 82 |
| Simbabwe | 135 |
| Singapur | 188 |
| Slowakische Republik | 130 |
| Slowenien | 95 |
| Spanien (Barcelona, Madrid) | 150 |
| Spanien (Kanaren) | 90 |
| Spanien (Palma de Mallorca) | 125 |
| Spanien (Rest) | 105 |
| Sri Lanka | 118 |
| St. Kitts + Nevis | 100 |
| St. Lucia | 105 |
| St. Vincent + Grenadinen | 110 |
| Sudan | 120 |
| Südafrika (Kapstadt) | 90 |
| Südafrika (Rest) | 80 |
| Südsudan | 134 |
| Surinam | 75 |
| Syrien | 140 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Tadschikistan | 50 |
| Taiwan | 110 |
| Tansania | 165 |
| Thailand | 120 |
| Togo | 80 |
| Tonga | 36 |
| Trinidad + Tobago | 145 |
| Tschad | 151 |
| Tschechische Republik | 97 |
| Türkei (Izmir, Istanbul) | 100 |
| Türkei (Rest) | 70 |
| Tunesien | 80 |
| Turkmenistan | 87 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Uganda | 130 |
| Ukraine | 85 |
| Ungarn | 75 |
| Uruguay | 70 |
| Usbekistan | 60 |
| USA (Atlanta) | 115 |
| USA (Boston) | 190 |
| USA (Chicago) | 95 |
| USA (Houston) | 110 |
| USA (Los Angeles) | 135 |
| USA (Miami) | 120 |
| USA (New York City) | 215 |
| USA (San Francisco) | 110 |
| USA (Washington D.C.) | 205 |
| USA (Rest) | 110 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Vatikanstaat | 160 |
| Venezuela | 207 |
| Vereinigte Arabische Emirate, VAE | 145 |
| Vietnam | 97 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Weißrussland | 109 |
| Land | Pauschale für eine Übernachtung in Euro |
| Zentralafrikanische Republik | 52 |
| Zypern | 90 |
zu: Übernachtungspauschale für Selbständige
Vorsicht: Böse Falle
Leider zeigt Ihr Beitrag zu o.g. Thema nicht, dass rückwirkend seit dem 1.1.2008 die Sätze für die Übernachtunsgpauschale für Selbständige und Unternehmer nicht mehr gelten. Bei dieser Gruppe akzeptiert das FA nur noch Rechnungsbelege!!
Hallo Herr Lindel, danke für den Hinweis, allerdings wird ja im Gesamtartikel nur von Arbeitnehmern gesprochen. Wenns da zu Unklarheiten gekommen ist, werde ich das nochmal in einem Absatz hinzufügen.
zu: Übernachtungspauschale
Wow, das ging ja flott. Vielen Dank für die Klarstellung, dass Selbständige + Unternehmer diese Pauschal nicht mehr ansetzen können.
Hallo,
für die Dauer der Flugreise darf keine Übernachtungspauschale angerechnet werden. Wie verhält es sich wenn der Mitarbeiter die ganze Nacht im Zug sitzt ? Ist das gleich ?
Danke und Gruß
Als Selbständiger habe ich in den Jahren 2009 – 2011 Übernachtungspauschalen angegeben, ohne zu wissen, dass das seit 1.1.2008 für Selbständige nicht mehr gilt. Kann ich das mit Eigenbelegen „heilen“??
Hallo, ich bin kein Steuerberater und kann zu solchen Fragen nicht wirklich was sagen. Meiner Meinung nach (und das ist wirklich meine persönliche Meinung – keine Beratung und völlig ohne Haftung) sind Eigenbelege dann ein Mittel, wenn kein Beleg vorhanden ist oder wenn dieser (in Ausnahmefällen) verloren ist. Da jetzt Pauschalen via Eigenbeleg abzurechnen glaub ich ist nicht des Rätsels Lösung erst recht nicht, wenn es um eine vielzahl von Übernachtungen geht. Wenn Eigenbelege erstellt werden können, dann ist ja der Reisezeitraum und das Hotel bekannt, ich würde eher versuchen die Hotels anzuschreiben und eine Rechnungskopie anzufordern…. Ggf. kann man damit schon viel erschlagen. Ansonsten ist das eindeutig eine Frage für den Steuerberater.
Übernachtungspauschale
Die unterschiedliche Behandlung von Selbständigen und Angestellten in dieser Angelegenheit widerspricht doch dem gesetzlichen Gleichheitsgrundsatz. Weiß jemand, ob da bereits eine Klage läuft? Oder hat jemand aus diesem Kreis „Lust“ dagegen vorzugehen?
Hallo,
für die Dauer der Flugreise darf keine Übernachtungspauschale angerechnet werden. Wie verhält es sich wenn der Mitarbeiter die ganze Nacht im Zug sitzt ? Ist das gleich ?
Danke und Gruß
Hallo,
ich stöbere jetzt seit fast 2 Stunden auf Euren Seiten zum Thema steuerfreie Bezüge.
Ich bin Thüringer und muss jetzt für ca. 1 Jahr zum Firmenstammsitz nach Hessen zur Schulung. Welche Optionen würden da für mich in Frage kommen, da ja offensichtlich einige Bezüge nur für zeitlich begrenzte Einsätze am selben Ort gelten.
Für ein paar Tipps wäre ich sehr dankbar.
Gruß, Lucas
Hallo,
mein Arbeitgeber fordert rückwirkend zum 1.1.2014 einen Beleg/Eigenbeleg bei Pauschalübernachtungen, mit Namen und Adresse bei wem und wo übernachtet wurde. Er behauptet die Gesetzeslage habe sich zum 1.1.2014 dahingehend geändert.
Ist dem so? Fordert das Finazamt diese Daten?
Danke und Gruß
1. Wenn ich in London eine Übernachtungsmöglichkeit für 160€ finde, muß der AG diese kosten ersetzen?
2. In meinem Arbeitsvertrag steht, das ich mir ein Unterkunft für bis zu 80€ nehmen kann. Darf dann das Zimmer in London nicht teurer sein, obwohl vom Gesetz her in London 160€ gelten?
Gruß!
Mail auch an ibizaborabora@yahoo.de
Danke
Hallo, bei uns zahlt der Arbeitgeber nicht die volle Übernachtungspauschale aus. Als Beispiel: Tunesien laut Tabelle 80€ Übernachtungspauschale. Unser Betrieb bezahlt nur 24€. Ist das Legal?
Hallo, grundsätzlich sollte da nichts dagegensprechen …. Der Rest wird dann eben entsprechend über die Steuererklärung abgerechnet.
Hallo.
Ich habe gerade für einen unserer Monteure eine Reise in die Schweiz abgerechnet. Habe für drei Übernachtungen Mi. – Sa. die pauschale Kürzung von 20% vom Tagessatz (48,-€) fürs Frühstück abgezogen. Unser System (Lexware Reisekosten Pro) berechnet jetzt allerdings für das Dritte Frühstück (Samstag) statt 9,60 € nun 14,40 € Pauschale Kürzung Mahlzeiten. Bei Leware hängt man wieder nur in der Warteschleife. Hat jemand eine Idee warum???
Hab schon alles durchforstet nach Infos, aber nix gefunden :-(
Danke für eure Hilfe!!!
Guten Tag,
wenn die Übernachtungspauschale gewählt wird, muss berücksichtigt werden, ob der Reisende ein Frühstück erhalten hat oder nicht? Konkret: Reise in die Niederlande, die Übernachtungspauschale beträgt 115 Euro. Muss man hiervon das Frühstück abziehen oder ist das bei der Übernachtungspauschale nicht erforderlich? Gruß
Helga Bargatzky
Bin am 2.1.14 um 15h nach Österreich gefahren und am 4.1.14 8h wieder zurückgefahren. Habe also 2 Übernachtungen in Österreich. Wie ist es hier mit An- und Abreisetag? Kann ich hier 1 oder 2 Übernachtungen geltend machen?
Hi, 2x An-/Abreise zu 12 Euro + 1 Tag ganztägig zu 24 Euro für die Verpflegung (ggf. kürzen, wenn der AG Mahlzeiten bezahlt hat) und 2x die Übernachtungspauschale (falls der AG nichts gezahlt hat und das die sinnvollste Anrechnung ist).
Hallo,
was zählt für die Abrechung der Übernachtungspauschale? Der Einsatzort/-land (z. B. Schweiz) oder der Übernachtungsort/-land (z.B. Österreich.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Rawe
Da kann ich nur froh sein, dass meine Reisen in den letzten acht Jahren immer von meinen AGs übernommen wurden.
Diese ewige Rennerei mit Belegen und der Lohnsteuererklärung würden mich wahnsinnig machen. Noch dazu müsste ich mit so viel in Vorkasse gehen, dass sich das Arbeiten schon fast nicht mehr lohnen würde.
Hallo, bei uns zahlte der Arbeitgeber nicht die volle Übernachtungspauschale aus. Als Beispiel: China(im übrigen) laut Tabelle 113€ (2016)Übernachtungspauschale. Unser Betrieb bezahlt nur 80€.Da ich die Steuererklärung selber mache weiß ich nicht wo ich diesen Differenzbetrag eintragen soll.
Ich bin länger wie 3 Monate auf Montage und bekomme bis jetzt 20 Euro pro Tag Übernachtungskosten , bekomme ich sie auch nach 3 Monaten steuerfrei?
Moin
Ich hatte heute eine Diskussion mit meinem Chef und denke das er im Unrecht ist. Die Situation ist, das bei uns im Ausland die Übernachtung und Verpflegung pauschal abgerechnet werden dürfen. Dazu muß aber für die Übernachtung eine Rechnung als Nachweis der Übernachtung eingereicht werden. Jetzt war auf der Rechnung des Hotels das Frühstück inbegriffen, daraufhin wurden mir 20% der Verpflegungspauschale abgezogen. Ist es nicht der Sinn der Pauschalen, das sich der Mitarbeiter selbst um seine Auslagen kümmert? Ist es denn rechtlich zulässig, das eine Pauschale von der anderen abgezogen wird?
Hallo ich bin neu hier und hätte da direkt mal eine Frage.
Ich bin in einem Maschinenbauunternehmen tätig und ab und zu auf Dienstreise, hauptsächlich im Ausland.
Die Firma hat vor einiger Zeit die Übernachtungspauschale um 35% gekürzt,
Verpflegungspauschale wird weiterhin 100% gezahlt.
Diese Spesen sind ja Steuerfrei. Ein Kollege meinte nun, das man sich diese 35% wieder mit der Steuererklärung holen könne.
Ich bin da nur etwas verwundert wie das Fubktionieren soll, da die Spesen ja Steuerfrei sind.
Kann mich da vllt jemand aufklären?
Vielen Dank vorab.
Guten Tag,
bei einer mehrtägigen Dienstreise ins Ausland werden vom AG die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung bezahlt. Wie muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden?
Schöne Grüße
Bei der Buchung eines Hotels achte ich stets auf die Möglichkeit meine Kosten richtig abrechnen zu können. Vor allem auf Geschäftsreisen sind, wie Sie bereits anführen, die Belege wichtig. Vielen Dank für die grundlegenden Informationen und Tipps für die korrekte Abrechnung der Unterkunftskosten.