Eigenbeleg bei der Reisekostenabrechnung 2017„Keine Buchung ohne Beleg“ – diese goldene Grundregel der Buchführung ist ungefähr so alt, wie die das Themenfeld der Buchhaltung selbst. Leider kommt es immer wieder vor, dass sich getätigte Ausgaben nicht mit einem offiziellen Fremdbeleg nachweisen lassen. An manchen Stellen kriegt man schlicht nur sehr schwer eine Quittung (z.B. an der Garderobe auf einer Fachmesse oder bei Trinkgeldern von Geschäftsessen), oft gehen Belege (z.B. die kleinen Papierschnipsel aus Parkautomaten) aber auch einfach schnell verloren.

Weder bei der Abrechnung der Kosten einer Dienstreise gegenüber dem Chef, noch bei der Reisekostenabrechnung als Selbständiger oder Gewerbetreibender muss man in solchen Fällen allerdings auf seinen Kosten sitzen bleiben. Helfer in der Not ist hier nicht selten der sogenannte Eigenbeleg. Unter einem Eigenbeleg versteht man eine selbst angefertigte Quittung, die bei verlorenem (oder nicht vorhandenem) Fremdbeleg die Kosten ordentlich dokumentiert und somit als Beleg in der Buchführung dient. Damit ein solcher Eigenbeleg in der Reisekostenabrechnung 2017 vom Chef, der Buchhaltung oder vom Finanzamt anerkannt wird, gibt es einige wichtige Informationen die zwingend auf dem Beleg enthalten sein müssen.

Anforderungen an den Eigenbeleg in der Reisekostenabrechnung 2017

Damit ein Eigenbeleg (z.B. zur Abrechnung von Kosten einer Dienstreise) bei allen beteiligten Parteien (also Chef, Finanzamt, Buchhaltung, etc.) Anerkennung findet, müssen mindestens die folgenden Informationen auf dem Eigenbeleg vorhanden sein:

  1. Cent-Genauer Betrag der entrichtet worden ist (in der Regel Brutto)
  2. Name / Adresse des Empfängers der getätigten Zahlung
  3. Zahlungszweck (nachvollziehbar, möglichst genau)
  4. Datum, an dem die Zahlung stattgefunden hat
  5. Datum, an dem der Beleg erstellt worden ist
  6. Ort und Ihre eigenhändige Unterschrift

Vermeiden Sie das Auf- und Abrunden beim Zahlungsbetrag um keinen Zweifel an der Echtheit einer Ausgabe zu lassen. Zusätzlich macht es sich immer gut, wenn man die entstandenen Kosten auch tatsächlich mit einem weiteren Beleg (das kann zum Beispiel ein geschwärzter Kontoauszug oder die Kopie einer Kreditkartenrechnung sein) als Anlage nachweisen kann und wenn man den Zahlungszweck gleich so eindeutig formuliert, dass im Nachhinein keine Zweifel oder Fragen bleiben.

Vorlage Eigenbeleg 2017 zum kostenlosen Download

Selbstverständlich stellen wir Ihnen auf reisekostenabrechnung.com eine Vorlage für einen Eigenbeleg zur Verfügung, die Sie kostenlos downloaden, ausdrucken und im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnung 2017 verwenden können.

Vorlage / Muster Eigenbeleg (als Adobe PDF-Dokument)

Vorlage / Muster Eigenbeleg (als Microsoft Word-Dokument)

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Letzte Wichtige Informationen zum Eigenbeleg in der Reisekostenabrechnung 2017

Eigenbelege sollten bei der Reisekostenabrechnung und bei der Buchführung im Allgemeinen immer nur das letzte Mittel zur Wahl sein. Der beste Weg ist es stets mit offiziellen Belegen zu arbeiten. Wer seine komplette Buchführung mit Eigenbelegen dokumentiert, der wird früher oder später in Rechtfertigungssituationen stehen, wer nur ab und zu (in Ausnahmefällen) mit Eigenbelegen arbeitet, der hat normalerweise nach hinten heraus keine Probleme.

Achten Sie also schon vor Ort (also während der Dienstreise / Geschäftsreise) darauf offizielle Fremdbelege zu erhalten und diese gut aufzubewahren. Fertigen Sie Ihre Reisekostenabrechnung zeitnah an, solange Sie noch alle Ausgaben im Kopf und alle Belege in greifbarer Nähe haben. So sparen Sie sich im Nachgang Diskussionen wenn es um die Anerkennung, Plausibilität oder die Notwendigkeit von Zahlungen ging.

Selbständige und Gewerbetreibende sollten zusätzlich im Hinterkopf behalten, dass Eigenbelege zwar den Abzug von Betriebsausgaben dokumentieren, sie sind aber in der Regel problematisch beim Vorsteuerabzug. Sollen Eigenbelege für den Vorsteuerabzug verwendet werden, muss ein Nachweis darüber erbracht werden, dass im Zahlungsbetrag die Mehrwertsteuer enthalten war.

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Kommentar

Martina Dippold schrieb am 26. November 2013 um 10:54 Uhr:

Reisekostenabrechnung org., die webseite finde ich sehr gut. Übersichtlich getaltet, toll. Dickes Lob.

Weiter so.

Grüße aus Berlin.

Jan schrieb am 26. November 2013 um 10:56 Uhr:

Danke für das Lob, Martina!

Birgit Teubner schrieb am 21. Januar 2014 um 14:01 Uhr:

Echt super die Steuertipps. hab noch ne Frage?
Gelten die Verpflegungsmehraufwendungen mehr als 8 h
Abwesenheit von zu Hause …12,-€ auch schon für die Steuererklärung 2013? (11 Stunden Abwesenheit)danke.

Jan schrieb am 21. Januar 2014 um 14:06 Uhr:

Hallo Frau Teubner. Danke für die Blumen ;-). Es galten nicht die gleichen Pauschalen, aber es gibt natürlich Pauschalsätze. Für 2013 haben wir die Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand hier zusammengefasst.

Silvana Voigt schrieb am 22. Januar 2014 um 14:28 Uhr:

Beide Daumen hoch!! Ich habe nach einem Thema gesucht und gleich beim ersten Klick die passende Antwort gefunden. Ich war echt überrascht, dass ich gleich fündig geworden bin und nichts downloaden oder mich irgendwo anmelden musste. Werde die Seite bei Bedarf weiterempfehlen!! Spitze! :o)

Jan schrieb am 22. Januar 2014 um 14:51 Uhr:

Dankeschön für das tolle Feedback!!

Gregor schrieb am 19. Februar 2014 um 22:17 Uhr:

Auch von mir erstmal ein großes Lob für diese sehr gute Seite. Dennoch bin ich immer noch nicht ganz schlau in meinem Fall. Hier kurz geschildert. Ich fahre mit meinem Privatfahrzeug als freiberuflicher Dozent jährlich ca 50000 km zu verschiedenen Seminarorten bundesweit. Mein Erlös setzt sich pro Veranstaltung aus einem Referentenhonorar, einer Kilometerpauschale von 30cent/km und einer Übernachtungspauschale zusammen.
(Bsp.: Seminar in Dortmund = 125,00 € Referentenhonorar + 300,00€ Reisekosten (Berlin-Dortmund-Berlin =1000 km * 0,30€) + 50,00 € Übernachtungspauschale.)
Im Moment führe ich Fahrtenbuch, empfinde das aber als sehr aufwendig.
Würde es nicht genügen, dem FA zu jeder Fahrt einen Ausdruck über die gefahrenen dienstl. Kilometer vorzulegen, um dann pauschal die 30 Cent zzgl Verpflegungsmehraufwand anzusetzen? Oder muß ich den Privatwagen ins Betriebsvermögen überführen, weil mehr als 65% der Fahrten betrieblich sind. Wie werden dann die Reisekosten versteuert? Oder versteh ich hier gänzlich was falsch? Arrgh!!!