Reisekosten richtig abrechnenMit dem Begriff Reiskosten werden abzugsfähige Kosten beschrieben, welche nach den Lohnsteuerrichtlinien aus dem Jahr 2008 bei einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit anfallen. Damit wurde die bisherige Untergliederung in Fahrtätigkeit, Dienstreise und Einsatzwechseltätigkeit aufgehoben. Seit dem Jahr 2008 werden all diese Bezeichnungen unter dem Begriff Auswärtstätigkeit zusammengefasst. In diesem Artikel fassen wir für Sie alle relevanten Infos zusammen.

Formale Abgrenzungen und Steuerabzugsfähigkeit

Eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit besteht dann, wenn ein Arbeitnehmer zeitlich begrenzt außerhalb der eignen Wohnung und an keiner seiner normalen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Ferner kann eine Auswärtstätigkeit vorliegen, wenn der Betreffende bei seiner Tätigkeit typischerweise stets an ständig wechselnden Arbeitsstätten tätig wird oder auf einem Fahrzeug jeglicher Art arbeitet. Die abzugsfähigen Reisekosten umfassen nach den Lohnsteuerrichtlinien die Verpflegungsmehraufwendungen, die Fahrtkosten, die Reisenebenkosten und die Übernachtungskosten, welche durch eine nahezu ausschließlich beruflich begründete Auswärtstätigkeit seitens des Arbeitnehmers verursacht werden. Wird die Auswärtstätigkeit jedoch teilweise aus privaten Gründen veranlasst, müssen die anfallenden Aufwendungen durch Schützung von den beruflich bedingten Kosten getrennt werden. Nur letztgenannte Aufwendungen sind abzugsfähig. Kann keine klare Trennung zwischen privat und beruflich ausgelösten Reisekosten nicht erfolgen, werden alle anfallenden Aufwendungen der privaten Lebensführung zugeordnet. Ist dies der Fall, kann nichts abgeführt werden. Ebenso entfällt ein Steuerabzug für alle Kosten, die nahezu ausschließlich dem Privatleben zugeordnet werden können. Dazu gehört in der Regel beispielsweise die Bekleidung. Des Weiteren unterliegen die Kosten einer Aufzeichnungspflicht. Nur dann können sie steuerlich abgesetzt werden. Dies bedeutet, dass zum Beispiel eine Dokumentation der Reisedauer, des Reiseweges und eine Darlegung des Anlasses erfolgen muss. Auch schriftliche Nachweise wie Tankbelege und Fahrtenbuch müssen vorhanden sein.

Aufnahme der Reisekosten

Reisekosten als Ertragssteuer gehören zu den Betriebsausgaben . Im Rahmen der Einkommensteuer können sie als Werbungskosten des Arbeitnehmers Berücksichtigung finden, sofern sie nicht durch den Arbeitgeber eine steuerfreie Ersetzung erfahren. Innerhalb der Kostenrechnung werden Reisekosten meist den Vertriebs- und Verwaltungskostenstellen zugerechnet. Gelegentlich können sie aber auch für Kostenstelle wie Einkauf und Betrieb anfallen. In der Regel werden die Reisekosten anhand der Abrechnungen verteilt. Auch eine auftragsweise Verrechnung als Sonderkosten ist eine Option.

Zur Höhe der abzugsfähigen Reisekosten – Fahrtkosten

Reisekosten / Fahrtkosten, TankbelegDie Höhe der abzugsfähigen Reisekosten wird durch den Gesetzgeber genau definiert. Fahrtkosten sind in der Höhe der echten Kosten bei persönlicher Nutzung eines Beförderungsmittels abzugsfähig. Handelt es sich um öffentliche Verkehrsmittel, kann der Fahrpreis inklusive aller Zuschläge abgezogen werden. Bei der Verwendung des eigenen Fahrzeuges kann bei einem Einzelnachweis der Kilometerersatz aus den anfallenden Gesamtkosten pro Jahr angesetzt werden. Eine weitere Alternative ist die Verwendung einer Pauschale, welche bei der Nutzung eines Kraftwagens bei 0,30 Euro pro Kilometer liegt. Wird ein Fahrrad eingesetzt, liegt die Pauschale bei 0,05 Euro pro Kilometer. Werden weitere Personen zur Dienstreise mitgenommen, erhöht sich der pauschale Kilometersatz um zusätzliche 0,02 Euro. Siehe zu den Pauschalbeträgen auch unseren Ratgeber-Artikel zur Kilometerpauschale.

Zur Höhe der abzugsfähigen Reisekosten – Verpflegung

Liegen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen vor, werden zur Abzugsfähigkeit Pauschalen herangezogen. Für jeden Kalendertag können daher folgende Werte angesetzt werden. Bei einer 24-stündigen Abwesenheit beträgt der Pauschbetrag 24 Euro. Bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden 12 Euro. Liegt eine Abwesenheit von mindestens 8 Stunden vor, beträgt die Pauschale 6 Euro. Für tagesübergreifende Tätigkeiten und Aufenthalte im Ausland gelten besondere Regelungen, welche § 4 V Nr. 5 des Einkommenssteuergesetzes und § 9 V des Einkommenssteuergesetzes verankert sind. Eine Liste der Pauschbeträge für 2014 finden Sie hier und hier finden Sie die Verpflegungspauschalen für 2016. Generell ist ferner zu beachten, dass jegliche Verpflegungsmehraufwendungen nur innerhalb einer Frist von drei Monaten geltend gemacht werden können.

Zur Höhe der abzugsfähigen Reisekosten – Übernachtung

Reisekosten, Übernachtung im Hotel - ÜbernachtungskostenDie Erstattung der Übernachtungskosten, welche durch den Arbeitgeber übernommen werden, ist stets steuerfrei. Erfolgt die Übernachtung im Inland, ist ein Pauschalbetrag von 20 Euro steuerfrei, sofern der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht aus dienstlichen Motiven kostenlos oder günstiger erhält. Wurde der Verpflegungsanteil bei den Übernachtungsaufwendungen nicht extra ausgewiesen, kann eine Erstattung lediglich in Höhe eines verminderten Gesamtpreises erfolgen. So wird der Gesamtpreis fürs Frühstück um 20 % und für Mittag- sowie Abendessen um 40 % reduziert.

Weitere Informationen zur Abrechnung von Übernachtungen finden Sie auch in unserem Ratgeber-Artikel zur Übernachtungspauschale.

Zur Höhe der abzugsfähigen Reisekosten – Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Aufwendungen zur Aufbewahrung und Beförderung von Gepäck, die Kosten für den Parkplatz sowie ein eventueller Schadenersatz bei einem Verkehrsunfall.

Reisen ins Ausland

Bei berufsbedingten Auslandsreisen können Mehraufwendungen für Essen und Trinken sowie die Kosten für die Unterbringung geltend gemacht werden. Bezüglich der Verpflegung wird ein Pauschbetrag pro Kalendertag angesetzt, welcher sich nach der Dauer des Aufenthaltes in dem betreffenden Land richtet. Wie auch bei Inlandsreisen werden die Kategorien 24 Stunde, mehr als 14 Stunden und mehr als 8 Stunden angesetzt. Für die Aufwendungen für die Übernachtung ohne besonderen Nachweis existieren ebenfalls Pauschbeträge, die gewissen Länderkategorien zugeordnet sind. Kann der Steuerpflichtige die tatsächlichen Aufwendungen nachweisen, werden diese angesetzt. Wenn die tatsächlichen Kosten für Übernachtung und Frühstück angegeben werden, müssen die Pauschbeträge für das Essen und Trinken um 20 % vermindert werden. Seit dem Jahr 2008 wird der Abzug der Unterbringungskosten im Ausland als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten lediglich bei Einzelnachweis anerkannt.

Eine Tabelle mit den aktuell gültigen Pauschalbeträgen zum Verpflegungsmehraufwand finden Sie übrigens hier.

Veröffentlicht in: Lexikon
Schlagwörter: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.

Kommentar

John schrieb am 6. März 2016 um 21:05 Uhr:

Hallo,

vielen Dank erst mal, für die Mühen dieser Webseite.

Eine Frage: ich arbeite für einen weltweiten Konzern in Deutschland. Wenn ich im Ausland auf Geschäftsreise bin, eine Niederlassung meines Arbeitgebers besuche und dort z.B. zu mittag Essen (kostenlos vom AG zur Verfügung gestellt), wie wirkt sich das auf meine Spesen aus, wird die Mahlzeit im Büro des AG’s abgezogen mit 40% oder nicht?!

Danke!

Gruß,

John

Jan schrieb am 7. März 2016 um 11:59 Uhr:

Ja, ich denke muss gekürzt werden.

Pakulat, Verena schrieb am 8. September 2016 um 10:25 Uhr:

Hallo zusammen,

folgende drei Fälle, die alle mit der Kürzung von Pauschalen zu tun haben:

1) Der Ma besucht ein kostenloses Seminar (ganztägig) und bekommt dort Mittagessen; muss ich die Pauschale kürzen?
2) Unsere Muttergesellschaft lädt zwei MA zu einer Tagung ein; die Kosten für Übernachtung und Essen übernimmt die Muttergesellschaft, uns entstehen gar keine Kosten; muss ich die Pauschalen kürzen?
3)Unser GF ist im Ausland unterwegs; den Flug zahlen wir, das Hotel zahlt eine andere Firma; muss ich die Pauschalen um das Frühstück kürzen

Ich dachte bis jetzt, dass man kürzen muss, wenn es eine arbeitgebergewährte Mahlzeit gegeben hat und eine arbeitgebergewährte Mahlzeit ist es dann, wenn dem AG Kosten entstehen; in meinen drei Fällen ist dies ja nie der Fall….

Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen!!!

Danke
Verena