Fahrtenbuch im LexikonDas Führen eines Fahrtenbuches dokumentiert in einem Unternehmen die Nutzung der Firmenfahrzeuge. Kaum ein Sachverhalt wird bei Prüfungen des Finanzamtes so kritisch hinterfragt wie die betriebliche Nutzung der PKW. Aus Sicht der Behörde ist das verständlich, sind doch die Ausgaben für die privaten Fahrten keine Betriebsausgaben für die Firma. Sie dürfen also deren Gewinn nicht vermindern und damit zu einer Verringerung der Steuern führen. Private Fahrten durch einen Arbeitnehmer führen bei ihm zu einem sogenannten geldwerten Vorteil, den der Gesetzgeber als Bestand des Arbeitslohns sieht und entsprechend besteuert. Außerdem gilt es, Umsatzsteuer für die private Nutzung abzuführen.

Die Bedeutung des Fahrtenbuches

Die richtige Abgrenzung von betrieblichen und privaten Fahrten kann nur mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch dokumentiert werden. Unterstellt der Prüfer des Finanzamtes hier Unregelmäßigkeiten oder findet er Widersprüche zu anderen Belegen in der Buchhaltung, wie etwa Tankbelegen, Reparaturrechnungen oder Verkaufsverträgen, so kann er das geführte Fahrtenbuch verwerfen und den privaten Anteil an der Fahrzeugnutzung schätzen. Er kann das Führen des Fahrtenbuches als Auflage erteilen, bei späteren weiteren Verstößen kann es durchaus auch zu Strafen kommen. Das Finanzamt kann außerdem verlangen, künftig den Privatanteil an der Nutzung des PKW mit der sogenannten Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln. Das wird im Regelfall jedoch teuer…

Die richtige Form des Fahrtenbuches

Welche Daten bei Dienstreisen genau festgehalten werden müssen, um als ausreichend zu gelten, hat bereits die Finanzgerichte beschäftigt. Das Fahrtenbuch muss danach immer in einer geschlossenen Form vorliegen, eine im Computer geführte und dann ausgedruckte Datei reicht nicht aus. Zu leicht lassen sich hier Daten nachträglich ändern, ohne die Korrekturen zu dokumentieren. Wer sich ein Fahrtenbuch im Schreibwarenhandel kauft, hält die äußeren Formalien sicher ein. Für jede betriebliche Fahrt müssen dann diese Angabe notiert werden:

  • Datum der Fahrt
  • Abfahrts- und Zielort der Dienstreise
  • Zweck der Dienstreise (Name des Besuchten, Anlass)
  • Fahrzeugführer (wenn der PKW nicht personengebunden ist)
  • Kilometerstand am Anfang der Dienstreise
  • Kilometerstand am Ende der Dienstreise

Werden mit einer Dienstreise mehrere Gesprächspartner aufgesucht, so reicht eine Ergänzung des Reiseziels und –zwecks aus. Wird die Fahrt jedoch privat fortgesetzt, so muss der Kilometerstand vor Beginn der Privatfahrt genau angegeben werden.

Fahrtenbuch bei der ReisekostenabrechnungDas Fahrtenbuch muss einem Firmenfahrzeuge genau zugeordnet werden. Jeder PKW benötigt sein eigenes Buch. Es empfiehlt sich, mit Jahresbeginn auch ein neues Fahrtenbuch zu beginnen und die Bücher zu archivieren. Sie sind Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung im Unternehmen und unterliegen damit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Alle Eintragungen müssen zeitnah und lückenlos vorgenommen werden. Abkürzungen dürfen nur verwendet werden, wenn sie zuvor einmal erklärt worden sind. Nachträgliche Korrekturen sind so zu erfolgen, dass der ursprüngliche Eintrag noch zu lesen ist, Tipp-Ex oder ähnliches darf also nicht verwendet werden. Unterschiedliche Handschriften in einer Zeile des Buches oder seitenlanges Schreiben mit einem Stift und mit einer Schrift deuten auf ein nicht ordnungsgemäßes Führen des Fahrtenbuches hin.

Eintragen von privaten Fahrten

Für die nicht betrieblichen Fahrten sollten zwischen Unternehmen und Mitarbeitern gesonderte Vereinbarungen getroffen werden. Damit kann ein Streit vermieden und für das Finanzamt die Verabredungen dokumentiert werden. Bei Privatfahrten oder Fahrten zwischen dem Betrieb und der Arbeitsstätte genügen Datum und die Kilometerstände am Anfang und am Ende der Fahrt. Reiseziele oder –gründe brauchen nicht angegeben zu werden. Mit den Vermerken „privat“ oder „Heimfahrt“ in der Spalte des Reisezwecks wird deutlich, dass es sich nicht um eine Dienstreise handelt.

Mitarbeiter, denen das Firmenfahrzeug anvertraut wird, sollten über das Führen des Fahrtenbuches genau belehrt werden. Regelmäßig sollte das Buch kontrolliert und Missstände sofort abgestellt werden.

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Kommentar

Katja schrieb am 6. Mai 2014 um 13:10 Uhr:

Hallo, ich muss gelegentlich für ein bis zwei Tage auf Dienstreisen zu mehreren Kunden. Dafür wird jeweils von der Fa ein Mitwagen angemietet. Hier ist doch der dienstliche Charakter eindeutig, muss dennoch ein Fahrtenbuch fürs liebe FA geführt werden?
Hab mal gelesen dass dies nicht nötig ist, brauche aber für unsere Personalabt. was handfestes als Beweis, bei 5-10 verschiedenen Kunden am Tag macht das Fahrtenbuch echt keinen Spaß. Wäre lieb wenn mir Jemand helfen könnte. LG