Die Geschäftsreise startet und schon bei der Planung gibt es die ersten Probleme. Welche Punkte stehen auf der Tagesordnung. Müssen bestimmte Unterlagen, vielleicht sogar ganze Ordner mitgenommen werden? Dies ist problemlos möglich, sofern das eigene Auto verwendet wird. Wird die Reise mit dem Zug angetreten, können mehrere Ordner bereits ein hohes, zusätzliches Gewicht bedeuten.
Dennoch kann in Konferenzen nicht auf Unterlagen verzichtet werden. Ein großes Problem ergibt sich erst dann, wenn die Last der Dokumente zu groß wird oder wenn vorab nicht bekannt ist, welche Schriftstücke benötigt werden.
Mit moderner Technik die wichtigsten Dokumente immer dabei
Wer einen Laptop hat, der kann unterwegs auch auf die nötigen Unterlagen zurückgreifen. Ein Laptop ist hierbei unerlässlich. Internet wird nicht zwingend benötigt. Dies ist jedoch von der Planung und Vorbereitung abhängig.
- Cloud/Internet –
Wichtige Daten können in der Cloud gespeichert werden. Mit einem Laptop hat jeder Zugriff, der über die Zugangsdaten verfügt. Für Präsentationszwecke oder für den spontanen Zugriff auf bestimmte Dateien ist dieses System sehr gut geeignet. - Mobiler Drucker – Einen Drucker, noch zusätzlich zum Laptop, mitzuführen, hört sich aufwändig an. Tatsächlich gibt es Modelle, die nur ungefähr 2 Kilogramm wiegen. Sie können leichter bewegt werden, als ein schwerer Aktenordner. In Kombination mit dem Laptop können zahlreiche Daten ausgedruckt und auch an andere Teilnehmer eines z.B. Seminars ausgehändigt werden.
Wie können Dokumente digital aufbereitet werden?
In den vorgestellten Fällen werden die Dokumente in digitaler Form benötigt. Es kann sich dabei um die Dateien auf einem USB-Stick oder in der Cloud handeln. In jedem Fall müssen sich vom Computer aus abrufbereit sein.
- Scanner mit Einzug – Wieder hilft die moderne Technik. Ist es eine große Arbeit ganze Aktenordner zu scannen und so zu digitalisieren, entlastet der Scanner mit Einzug. Eine bestimmte Menge von Papier kann aufgelegt und durchgezogen werden.
