Jedes größere Unternehmen wird im Laufe eines Jahres mit einer Vielzahl von Reisekosten konfrontiert. Geschäftliche Treffen, Fortbildungen und Seminare wurden besucht. Dabei müssen die Mitarbeiter und leitenden Angestellten irgendwo schlafen, etwas essen und die Reise absolvieren. Aber dies sind nicht die einzigen, wann aber doch die offensichtlichen, Kosten die anfallen. Bei den Reisekosten kann eine Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kostenpunkten vorgenommen werden.
Sparpotential bei den direkten Reisekosten
Was sind direkte Reisekosten? Um es auf einen Nenner zu bringen handelt es sich dabei, um sämtliche Aufwendungen einer Geschäftsreise, die mit einer Rechnung belegt werden können. Wird die Reise mit dem Auto angetreten, so kann der Tankbeleg als direkte Reisekosten betrachtet werden. Bei der Bahnfahrt oder dem Flug wird der entsprechende Mitarbeiter oder die Firma ebenfalls eine Abrechnung erhalten. Die Nutzung eines Mietwagens und auch das Geschäftsessen kann belegt werden.
Aber wie können diese direkten Reisekosten verringert werden? Die nachfolgende Auflistung verschafft einen Überblick:
- Wechsel des Mietwagenanbieters mit Nachfrage nach günstigen Konditionen
- Auswahl einer günstigeren Fluggesellschaft
- Anstatt das Flugzeug zu benutzen, sollte lieber die Bahn oder der Mietwagen gewählt werden
- Durch das Aushandeln von gesonderten Verträgen mit Reisebüros können günstige Konditionen erzielt werden
Sparpotential bei indirekten Reisekosten
Bei indirekten Reisekosten handelt es sich um verdeckte Ausgaben, die oftmals niemand bedenkt. Aber auch die Planung der Reise, das Einholen von Genehmigungen, die Buchung, Abrechnung und das Controlling verursachen Aufwendungen. Diese könnten von den Mitarbeitern auch für andere, produktivere Belange genutzt werden. Gerade bei KMU sind diese Vorgänge häufig von den entsprechenden Mitarbeitern selber durchzuführen. Die mangelnde Erfahrung lässt die Abwicklung zeit- und kostenintensiv werden.
Gibt es Möglichkeiten die indirekten Reisekosten zu verringern? Hier werden Möglichkeiten aufgeführt:
- Ein Reisebüro für die Planung und das Controlling arrangieren
- Abrechnungen durch eine erfahrene, zentrale Stelle des Unternehmens
- Erstellen oder überarbeiten der internen Reisekostenrichtlinie
- Rabatte durch sorgfältige Planung (Frühbucher) erzielen
