Wer beruflich ständig unterwegs ist, kann viele der Kosten, die dabei entstehen, als Betriebs- oder Werbungskosten von der Steuer absetzen. Wie bei allen anderen Steuervergünstigungen gilt allerdings auch hier: Ohne eine lückenlose Dokumentation ist die Chance auf Rückerstattungen eher gering.
Welche Kosten in welcher Höhe abgerechnet werden können, und welche Belege und Angaben nötig sind, damit das Finanzamt diese Ausgaben am Ende des Jahres auch anerkennt, wird in diesem Artikel erklärt. Ob man als Selbstständiger oder als Angestellter tätig ist, macht dabei keinen Unterschied.
Diese Angaben sind in der Reisekostenabrechnung wichtig
In einer vollständigen Reiskostenabrechnung müssen die folgenden Angaben auf jeden Fall enthalten sein:
- Der Name des Reisenden
- Der Zeitraum der Reise
- Dauer der Reise inklusive An- und Abreisetag
- Das Ziel der Reise (mit Unternehmen und Namen des Geschäftspartners)
- Der Zweck der Reise
- Evtl. die mit dem Auto gefahrenen Kilometer
- Alle Pauschalen für die Verpflegung (Verpflegungsmehraufwendungen)
- Evtl. der Rechnungsbetrag, aus dem die Vorsteuer abgezogen werden kann
Dienstreisen müssen zeitnah dokumentiert werden. Sind sie in einem Betrieb an der Tagesordnung, so empfehlen Experten eine monatliche Dokumentation aller in diesem Zeitraum getätigten Fahrten. Am einfachsten geht das mit dem sogenannten Reisekostenformular. Es ist schnell und unkompliziert auszufüllen und hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn allen Abrechnungen das gleiche Formular zu Grunde liegt, lassen sie sich am Ende einfacher miteinander vergleichen, was bei der Planung zukünftiger Trips eine große Hilfe sein kann.
Bei Auslandsreisen ist besondere Vorsicht geboten
Reist man geschäftlich ins Ausland oder ordnet eine solche Dienstreise für einen Mitarbeiter an, so muss bei der Dokumentation besonders sorgfältig vorgegangen werden. Das Finanzamt prüft bei einem Auslandsaufenthalt die betriebliche Veranlassung nämlich sehr genau.
Um nachzuweisen, dass man sich rein geschäftlich im Ausland aufgehalten hat, kann man die folgenden Belege und Dokumente verwenden:
- Alle Tankquittungen
- Die Fahrscheine für den Zug und andere öffentliche Verkehrsmittel oder die Tickets fürs Flugzeug
- Die Taxiquittungen
- Die Telefonkostenabrechnungen
- Die Rechnung über die Übernachtung im Hotel oder in der Pension
- Die Rechnungen über alle Reisenebenkosten (z.B. Parkgebühren)
- Die Rechnungen über Verpflegungskosten wie Frühstück, Mittag- oder Abendessen
- Bewirtungsbelege
- Evtl. Eigenbelege über Trinkgelder
- Seminarbescheinigungen
- E-Mail-Ausdrucke über Terminabsprachen
- Verträge, die auf der Reise geschlossen wurden oder die Reise beinhalten
Um alle diese Belege immer schnell zur Hand zu haben, empfiehlt es sich, einen gesonderten Reisekostenordner anzulegen, in dem man sie sammelt und immer direkt nach der Reise einordnet. Kassenbons und Rechnungen von Restaurants sollte man davor auch noch kopieren, da solche Ausdrucke schnell verblassen und dann ihren Nutzen verlieren. Hilfreich bei der Abrechnung können auch Buchhaltungsprogramme sein, wie sie etwa Lexware anbietet.
Hotelkosten abrechnen
Bei der Abrechnung von Hotelkosten muss zwischen den Ausgaben für die tatsächliche Übernachtung und denen, die für zusätzliche Dienstleistungen und die Verpflegung entstehen, unterschieden werden. Während erstere mit dem ermäßigten Satz von 7% versteuert werden, gilt für letztere der reguläre Satz von 19%. Um diese beiden Posten voneinander zu trennen, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
- Man kann sich vom Hotel für beide Posten eine separate Rechnung ausstellen lassen
- Die Hotelrechnung kann genau aufgeschlüsselt werden, so dass nachvollzogen werden kann, welche Ausgaben wofür getätigt wurden
Werden bei der Abrechnung mehrere nicht begünstige Pauschalbeträge angegeben, so können diese als ein einzelner Sammelposten angegeben werden. Die Verpflegungskosten müssen allerdings in ihrer exakten Höhe aus diesen herausgerechnet werden. Ist die Höhe nicht mehr nachzuvollziehen, muss der Pauschalbetrag von 4,80 veranschlagt werden. Siehe hierzu auch Artikel Tagegeld auf unseren Seiten, bzw. den Artikel zum Kürzen des Verpflegungsmehraufwand.
Private Kosten als Stolperfalle
Nutzt man während des Hotelaufenthalts Zusatzangebote wie die Minibar oder Bezahlfernsehen, müssen diese auf jeden Fall aus der Rechnung herausgenommen werden. Am besten bezahlt man sie direkt vor Ort und sorgt so dafür, dass sie in der eigentlichen Rechnung nicht auftauchen. Sind sie nämlich offensichtlich enthalten, ohne dass ihre genaue Höhe bekannt ist, geht für die komplette Abrechnung der Anspruch auf Steuerrückerstattungen verloren.
Beim Verlust eines Belegs geht die Welt nicht unter
Trotz aller Vorsicht kann es immer wieder vorkommen, dass die Dokumentation nicht lückenlos erfolgen kann. Ein einzelner Beleg ist schnell verloren, und wenn man kurz vor einem Termin mit dem Taxi ankommt, kann man im Stress auch mal vergessen, sich eine Quittung ausstellen zu lassen. In solchen Fällen kann man statt einem „offiziellen“ Belege auch einen so genannten Eigenbeleg erstellen, auf dem folgende Angaben festgehalten werden müssen:
- Der Zahlungsempfänger und seine vollständige Anschrift
- Die Art der Aufwendung
- Das Datum der Aufwendung
- Alle Kosten
- Beleg für die Höhe des Preises (wenn möglich)
- Grund für den Eigenbeleg (z.B. Verlust, nicht quittiertes Trinkgeld)
- Datum und eigene Unterschrift
Einen solchen Beleg zu verwenden, sollte aber unbedingt eine Ausnahme bleiben. Ist das der Fall, und der Rest der Reisekosten kann durch vom Zahlungsempfänger ausgestellte Belege dokumentiert werden, wird der Eigenbeleg in aller Regel problemlos vom Finanzamt anerkannt.
