Überprüfung von Reisekosten-Prozessen und Belegen

Betriebsausgaben: Kontoauszug

Die Reisekostenabrechnung ist ein komplexer Prozess, welcher nicht in jedem Unternehmen reibungslos durchgeführt wird. Und auch in Firmen, die jahrelang ein gutes System hatten, können die Änderungen im Reisekostenrecht einiges durcheinandergebracht haben. Ein guter Grund die Mitarbeiter und Prozesse zu überprüfen, um die Vorgänge zu verbessern. Aber worauf sollte bei dieser Auditierung geachtet werden?

Fünf Tipps zur Auditierung von Prozessen bei den Reisekosten

Je nach Größe eines Unternehmens kann sich eine regelmäßige Kontrolle auszahlen. Für die entsprechenden Angestellten stellt eine solche Überprüfung natürlich eine zusätzliche Belastung dar. Im Endeffekt kommt es aber allen zugute, wenn Prozesse optimiert werden können.

  1. Belege prüfenBetriebsausgaben: KontoauszugBei der Auditierung sind die Belege genau zu prüfen. Hierbei ist insbesondere wichtig, ob die Beträge auf dem Konto denen auf der Rechnung gleichen. Häufig wird auch nach Pauschalen abgerechnet. Dies ist legitim. Es dürfen jedoch nicht Pauschalen und zusätzlich noch Bewirtungskosten abgesetzt werden. In diesem Fall kassiert der Mitarbeiter doppelt. Auch Rechnungen von Kreditkarten und Belege werden gelegentlich doppelt angerechnet.
  2. Legitimität – Wer im Reisekostenrecht arbeitet, der wird regelmäßig nach Belegen fragen. Diese neigen bisweilen zum Verschwinden. Fotos von Zapfsäulen sind jedoch kein Ersatz. Es dürfen nur Belege abgerechnet werden, die auch korrekt eingereicht wurden.
  3. Kostengrenzen – Wer keine eigenen Mitarbeiter für die Prüfung der Reisekosten beschäftigt, der sollte regelmäßige Stichproben durchführen. Dies lohnt sich insbesondere bei größeren Beträgen. Hier kann eine Grenze gesetzt werden, ab wann Reisekostenabrechnungen grundsätzlich zu prüfen sind.
  4. Ausgabenarten – Auch bei den Ausgabenarten gibt es welche, die immer kontrolliert werden können. Je nach Unternehmen bietet sich eine bestimmte Ausgabe vielleicht zum Betrug an oder es tauchen regelmäßig Schwierigkeiten auf. Hier lohnt sich eine Überprüfung.
  5. Auszahlung – Bei allen Prüfungen sollte eine schnelle Auszahlung an den Arbeitnehmer garantiert werden. Denn dieser geht durch die Auslage der Reisekosten in Vorleistung und sollte nicht zu lange auf das geliehene Geld warten müssen.

2 Antworten auf „Überprüfung von Reisekosten-Prozessen und Belegen“

  1. Hallo, gibt es gesetzliche Richtlinen für die dauer der RK-Rückerstattung? Warte noch auf meine RK von 200 EUR von Nov 2014, 800 EUR von Januar 2015 und 450 EUR von April. Die Universität RK-Stelle sagt nur dass Sie viel zu tun haben. Wann darf mann Verzugszinsen verlangen?

    Danke,Ralph

    1. Hallo Ralph,

      danke für deine Nachricht. Hmm … Das sind echt unglaubliche Zeiträume und ja auch wirklich happige Zeiträume. Ich glaube, es gibt keine echten gesetzlichen Regelungen auf die man sich dort berufen kann. Universitäten sind aber ja normalerweise recht „formale Einrichtungen“. Da wird alles geregelt – vielleicht gibts eine Reisekostenrichtlinie, die genau solche Punkte regelt? Ansonsten würde ich noch einmal etwas bestimmter darauf hinweisen und notfalls vielleicht auch mal übergeordnete Stellen (im Zweifel den Dekan) irgendwie mit ins Boot holen ….

      VG,
      Jan

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