BuchhaltungGeschäftsreisen versprühen immer einen kleinen Hauch Abenteuer. Sie verlassen Ihr gewohntes Arbeitsumfeld, sind unterwegs und wissen nie, was genau bei Ihrem Termin auf Sie zukommen wird. Daneben besitzen Business Trips aber noch eine andere Seite, die fast kaum Überraschungen bereithält: Die Reisekostenabrechnung – eine bürokratische Aufgabe, die viel mehr ein notwendiges Übel als ein Vergnügen darstellt. Dennoch dürfen Sie diese Pflicht nicht auf die leichte Schulter nehmen. Schließlich steht schon bei den kleinsten Ungereimtheiten im Rahmen Ihrer Buchhaltung das Finanzamt auf der Matte. Zudem bekommen Sie nur mit einer korrekten sowie lückenlosen Kostenaufstellung Ihre Ausgaben wieder zurückerstattet. Wie Sie Ihre Reisekostenabrechnung ganz ohne Stolpersteine erledigen, erklären wir Ihnen hier.

Viele Transportmittel führen Sie zum Ziel

Ob mit dem Firmenwagen, Ihrem privaten Auto, via Bus, Bahn oder Flugzeug: Sie haben viele Optionen, um zu einem Business Trip aufzubrechen. Doch ganz egal auf welches Verkehrsmittel Sie zurückgreifen – nach Ihrem geschäftlichen Ausflug dreht sich erst einmal alles um die Fahrtkosten, die Sie steuerlich absetzen können. Bei Bus, Bahn und Co. ist es relativ unkompliziert, Ihre Forderungen steuerrechtlich geltend zu machen. Dafür müssen Sie nur Ihr Ticket aufheben und dieses als Nachweis Ihren Unterlagen beifügen. Waren Sie geschäftlich mit einem Dienstwagen unterwegs, müssen Sie Ihre Fahrten ordnungsgemäß ins Fahrtenbuch eintragen.

Knackpunkt: Die Nutzung des eigenen PKW

Brechen Sie mit Ihrem Privatauto auf, gibt es für Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie die gefahrenen Kilometer im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnung abführen können:

1. Der individuelle Kilometersatz

Zwar ist dieser etwas kompliziert zu berechnen. Doch falls Sie einen teuren Flitzer besitzen, kann sich diese Variante für Sie lohnen. Hier müssen Sie alle Kosten, die pro Jahr für das Fahrzeug anfallen (u.a. Sprit, Versicherung, Wartung, Steuern), addieren und durch Ihre jährlich gefahrenen Kilometer teilen. Den Ergebnisbetrag können Sie für jeden Kilometer, den Sie zurücklegen, geltend machen.

2. Der Pauschalbetrag

Bei dieser Variante erhalten Sie als Angestellter pro gefahrenem Kilometer 0,30 Euro von Ihrem Arbeitgeber. Der kann diese Kosten wiederum als Betriebsausgaben absetzen. Großes Plus ist, dass Sie in diesem Fall tatsächlich jeden dienstlich gefahrenen Kilometer berechnen dürfen. Das sollten Sie bei Ihrer Dokumentation berücksichtigen. Falls Sie z.B. Ihre Reise direkt an der Haustür beginnen, ist Ihr Zuhause automatisch der Startpunkt. Siehe hierzu auch Artikel Kilometerpauschale im Lexikon.

Verpflegung muss sein

Verpflegungsmehraufwand 2014Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, bekommen Sie im Laufe des Tages irgendwann Hunger und Durst. Oder Ihnen fällt Beim Auspacken des Koffers auf, dass Sie Ihre Zahnbürste vergessen haben. In solchen Situationen kommen Sie um einen kleinen Einkauf nicht herum. Kosten, die so entstehen, fallen in die Kategorie „Verpflegungsmehraufwand“. Dieser ist steuerlich absetzbar. Da sich dessen individuelle Berechnung jedoch recht aufwändig gestalten würde, gelten spezielle Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen, die Sie den Rahmenbedingungen Ihrer Reise entsprechend anwenden dürfen.

Schlafen in fremden Betten

Müssen Sie berufsbedingt auswärts übernachten, sind Sie nicht dazu gezwungen, Ihre Unterkunft aus der eigenen Tasche bezahlen. Die tatsächlich angefallenen Kosten (z.B. für ein Hotel- oder Herbergszimmer, Zweitwohnung) sind steuerlich komplett absetzbar – und das sogar bis zu 48 Monate lang, vorausgesetzt, Sie halten sich auswärts an ein und derselben Tätigkeitsstätte auf.

Unser Tipp: Legen Sie alle Rechnungen sowie Quittungen, die Sie im Laufe Ihrer Reise gesammelt haben, noch einmal in Kopie zu Ihren Akten. In manchen Fällen sind Belge auf Thermopapier gedruckt, das mit der Zeit verblasst und damit seine rechtliche Gültigkeit verliert.

Zusätzliche Kosten für Mini-Bar, Telefon etc. müssen Sie dagegen als Reisenebenkosten verbuchen. War bei Ihrem Aufenthalt das Frühstück inklusive, müssen Sie dieses (gemäß dem im In- oder Ausland geltenden 24-Stunden-Pauschalbetrag) vom Gesamtbetrag abziehen. Hier handelt es sich um den bereits angesprochenen Verpflegungsmehraufwand, der gesondert abgerechnet wird.

Was sonst nicht fehlen darf

Damit Sie letztendlich die auf Ihrer Geschäftsreise für Sie entstandenen Kosten erstattet bekommen, müssen Sie noch folgende Punkte beachten:

  • Reisenebenkosten angeben: Dazu zählen unter anderem Parkgebühren, Mautkosten oder Gepäckkosten. Diese dürfen Sie in voller Höhe abrechnen – vorausgesetzt der jeweilige Beleg liegt vor.
  • Grundlegende Informationen: Ihre Reisekostenabrechnung muss ebenfalls die wichtigsten W-Fragen klären – Wer (vollständiger Name) hat die Reise aus welchem Grund unternommen, wie lang war die Dauer und wo ging es hin?
  • Kostenaufstellung: Für Aufwendungen, bei denen Sie sich nicht für die Pauschalvariante entscheiden haben, müssen Sie Ihrer Abrechnung unbedingt den dazugehörigen Beleg beifügen.
    Wenn Sie sich auf Geschäftsreisen an diesem Leitfaden orientieren, sollte das Finanzamt bei Ihrer Reisekostenabrechnung keine Beanstandungen haben. Keinen Beleg zur Hand? In Ausnahmen tuts auch ein Eigenbeleg für Reisekosten.
Veröffentlicht in: Reisekosten News
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