Frage: Ich bin regelmäßig auf Geschäftsreisen unterwegs (mehrmals im Monat), mein Chef weigert sich allerdings meine Spesen bzw. den Verpflegungsmehraufwand zu zahlen. Darf er das und was kann ich tun um meine Spesen trotzdem erstattet zu bekommen?

Antwort: Tatsächlich gibt es keine gesetzliche Regelung dazu, dass der Chef die Reisekosten, bzw. speziell den Verpflegungsmehraufwand oder die Spesen seines Arbeitnehmers zu tragen hat. Eine Verpflichtung hierzu ergibt sich erst dann, wenn dies im Arbeitsvertrag (bzw. im übergeordneten Tarifvertrag) des Arbeitnehmers festgeschrieben worden ist. Der Chef kann also die Zahlung von Spesen oder der Pauschalen des Verpflegungsmehraufwandes durchaus verweigern.

Unser Tipp für alle Arbeitnehmer ist daher: Achten Sie bei den Vertragsgesprächen nach der Bewerbung darauf, dass es einen Passus gibt, in dem sich der Arbeitgeber zur Übernahme der Spesen und zur Auszahlung der Pauschalen des Verpflegungsmehraufwandes verpflichtet. Arbeitnehmer, die bereits in einem festen Vertragsverhältnis stehen und die ihre Spesen bisher nicht erstattet bekommen bzw. welche nicht die Pauschalen des Verpflegungsmehraufwandes bekommen können versuchen dies in den nächsten Gehaltsverhandlungen anzusprechen – zeigt der Chef sich bei Gehaltserhöhungen knauserig, so kann ggf. zumindest die Auszahlung der Pauschalen als kleines „zusätzliches Extra“ nachverhandelt werden – den Chef kostet das nichts, den Arbeitnehmer freuts.

Und wie kriege ich meine Spesen trotzdem erstattet?

Wenn der Chef die Verpflegungskosten von Dienstreisen nicht zahlt, dann bleibt Ihnen noch der Weg, diese im Rahmen der Werbungskosten bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Hierbei gilt: Abgerechnet werden können nur die Pauschalsätze, nicht aber der tatsächlich entstandene Mehraufwand für Verpflegung. Restaurantrechnungen mit höheren Beträgen als die Pauschalsätze werden also nicht anerkannt.

Und so gehen Sie vor um sich den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuererklärung zurückzuholen: Heben Sie alle Informationen (Abwesenheitszeiten, erhaltene Verpflegungen, getätigte und nicht erstattete, dienstliche Ausgaben) zu den geschäftlichen Reisen, die nicht mit dem Arbeitgeber abgerechnet worden sind gut auf! Lassen Sie sich die Dienstreisen in einer Excel-Liste vom Arbeitgeber quittieren und machen Sie die Reisekosten über Ihre Steuererklärung geltend. Das ist finanziell natürlich nicht so effektiv als wenn der Arbeitgeber die Kosten direkt erstattet, aber es führt wenigstens zu einer teilweisen Erstattung der Kosten im Rahmen der jährlichen Steuererklärung.

Welche Pauschalen kann ich denn ansetzen?

Für den Verpflegungsmehraufwand bzw. die Spesen gibt es (wie erwähnt) Pauschalsätze, die Sie (je nach Abwesenheitszeit und Aufenthaltsland) bei der Steuererklärung ansetzen können. Auf reisekostenabrechnung.com finden Sie natürlich jederzeit die Übersichtslisten für die jeweiligen Pauschalen:

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Kommentar

Michael schrieb am 30. März 2015 um 15:08 Uhr:

Hallo,

ich habe eine Frage, vielleicht kann mir das jemand beantworten.
Mein Chef zahlt mir die Spesenpauschale erst, wenn ich länger als einen Tag von Zuhuase weg bin.
Außerdem zahlt er nicht die Übernachtungspauschale von 20€.
ISt das korrekt? Kann er sich aussuchen, was er zahlen will?
Oder ist es so, wenn er einen Satz zahlt, dass er die anderen auch zahlen muss?
Vielen Dank

Jan schrieb am 30. März 2015 um 15:09 Uhr:

Der Chef muss die Pauschalen nicht zahlen. Soweit ich weiß ist es durchaus auch okay, nur teilweise die Pauschalen zu zahlen oder nur manche der Pauschalen.

Manuela schrieb am 19. August 2015 um 16:36 Uhr:

Hi muss der Arbeitgeber eingezogene Spesen vom Finanzamt an mich so Auszahlen wie er sie einfordert?
Danke im voraus Manuela

Jan schrieb am 20. August 2015 um 07:13 Uhr:

Hallo Manuela, dass kann ich dir nicht genau sagen. Der Arbeitgeber ist allerdings nicht grundsätzlich zur Auszahlung der Pauschalen verpflichtet. Er kann alles, gar nix oder auch nur einen Teil auszahlen. Ob er dann auch nur alles/gar nix/einen Teil in der Buchführung ansetzen kann, kann ich dir nicht sagen.

Marie13 schrieb am 7. November 2015 um 17:29 Uhr:

Hallo Jan,

vielen Dank, dass Du all diese Infos zur Verfügung stellst.
Meine Frage:
Ist meine Vermutung richtig, dass die Verpflegungspauschale (in erster Linie) ein Geldbetrag (samt Kürzungen wegen Essen usw.), der dem A.nehmer z. B. am Monatsende ausbezahlt wird? Oder ist es ein „fiktiver“ Betrag, den ich nur in meine St.erklärung angebe.
Ich möchte nämlich einen Verpflegungsmehraufwand beim Arbeitsgericht geltend machen (also 4x Übernachtung, 3x VMA für 24 Std., 4x VMA für An- und Abreisetag in CZ, abzüglich Kürzungen für Essen). Es ist zwar im Arbeitsvertrag nicht geregelt, wird aber im Unternehmen gegenüber den LKW-Fahrern regulär gehandhabt. Der Beamte an der Rechtsantragsstelle hat sich jedoch gewundert, dass ich erwarte, man würde es mir auszahlen. Ich könne diese Summen nur bei der St.erklärung geltend machen.
Wird es also z. B. am Monatsende als physisches Geld ausbezahlt?
Vielen Dank!

Jan schrieb am 7. November 2015 um 21:42 Uhr:

Hi Marie, wies läuft, dass hängt Von deinem Chef, bzw. vom Unternehmen ab (keine Ahnung, wies im öffentlichen Dienst ist). Ein gutes Unternehmen zahlt den Verpflegungsmehraufwand direkt nach dem Einreichen einer Reisekostenabrechnung aus. Das Unternehmen ist aber nicht verpflichtet. Wenn der Chef nix auszahlen will, dann bleibt die Steuererklärung quasi als Notlösung übrig….

Daniel schrieb am 12. November 2015 um 17:40 Uhr:

Hallo, mein Chef zahlt 6 Euro aber das ist ja die pauschale von 2013. Darf er das?

Jan schrieb am 13. November 2015 um 09:21 Uhr:

Ja! Es gibt zumindest kein Gesetz, dass es verbietet. Grundsätzlich sind die Absprachen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber oder der Inhalt des Tarifvertrags entscheidend, welcher Betrag gezahlt wird. Es kann auch nur eine Teilerstattung geben. In diesem Fall kann die Differenz über die Steuererklärung geltend gemacht werden. Die gezahlten Verpflegungsmehraufwände vom Chef tauchen in Zeile 22 der Lohnsteuerbescheinigung auf. Macht man seine Steuererklärung, trägt man im Steuerprogramm (ich empfehle ja immer smartsteuer, weils am einfachsten ist) seine Abwesenheitszeiten ein, so wird normalerweise automatisch berechnet ob die Differenz zwischen den zustehenden Zahlungen und den erhaltenen Zahlungen größer ist und die Beträge werden berücksichtigt.

Christian schrieb am 17. November 2015 um 18:05 Uhr:

Wie ist es, wenn der Chef jahrelang Verpflegungsmehraufwand bezahlt(für mindestens 8 Stunden Abwesenheit vom Büro, für die Außendienstler bis 2014 6€ seit 2015 12€), diesen jetzt aber streichen will? Gibt es da auch soetwas wie „Gewohnheitsrecht“?

Jan schrieb am 18. November 2015 um 08:18 Uhr:

Hallo Christian. Gibts denn bei euch irgendwas, was bisher die Zahlung geregelt hat? Ein Absatz im Arbeitsvertrag dazu zum Beispiel lässt sich vermutlich nicht einfach aussetzen. Grundsätzlich ist diese Frage aber an der falschen Stelle gestellt … Darüber und über die Frage ob es soetwas wie „Betriebliche Übung“ oder ein Gewohnheitsrecht bei Reisekosten gibt musst du eigentlich mit einem Arbeitsrechtler sprechen!

Detlef Petit-Jean schrieb am 16. Dezember 2015 um 20:41 Uhr:

Wer bezahlt dann die Verflegungspauschale bzw
Hotelpauschale oder woher kommt das Geld dafuer
wenn es dem Chef nichts kostet

Kinsvater schrieb am 17. Januar 2016 um 13:52 Uhr:

Hallo habe eine Frage:
Mir werden Verpflegungspauschalen von meinem Arbeitgeber nicht erstattet. Diese kann ich dann ja in der Steuererklärung geltend machen.
Ich arbeite meistens 8 Stunden/Tag auswärts. Die 12 € kriegt man ja erst ab einer Abwesenheit von > 8 h.
Da ich pro Fahrt 1 Stunde brauche beläuft sich die Abwesenheitszeit 2 x 1h Fahrt + 8 h Arbeitszeit auf 10 h, ist das so richtig? Also könnte ich pro Arbeitstag 12 € absetzen?

Danke und viele Grüße
Kinsvater

Jan schrieb am 17. Januar 2016 um 15:50 Uhr:

Hi, theoretisch kann das so sein, praktisch musst du dir das Thema ‚Erste Tätigkeitsstätte‚ und die ‚3 Monatsfrist‘ beim Verpflegungsmehraufwand nochmal ansehen!

irmel schrieb am 19. Januar 2016 um 13:02 Uhr:

Hallo,

beruflich bin ich täglich inklusive An-und Abfahrt mehr als 13 Stunden von zu Hause und der ersten Arbeitsstätte entfernt.

Welche Verpflegungsmehraufwänden kann ich geltend machen ?

Jan schrieb am 19. Januar 2016 um 13:10 Uhr:

Hi, alle Pauschalen dazu fassen wir z.B. hier auf unseren Seiten zusammen. Bei regelmäßiger Abwesenheit prüfen ob wirklich Verpflegungsmehraufwand gezahlt werden kann – es gibt da ja „maximale Fristen“ von 3 Monaten für die Pauschalen…

Mikael schrieb am 1. Februar 2016 um 17:07 Uhr:

Hallo,

wenn der AG die V-Aufwände überweist, allerdings diese versteuert, kann ich diese in der Steuererklärung geltend machen? Die V-Aufwände werden ja normalerweise steuerfrei ausgezahlt, mein AG lässt es allerdings versteuern, sehe ich in meiner Gehaltsabrechnung.

Besten Dank schon mal, Gruß
Mikael

Peter schrieb am 12. Februar 2016 um 22:33 Uhr:

Hallo liebes Team,

ich arbeite überwiegend in Europa, 7 Tage die Woche, 12 Stunden jeden Tag und das drei bis vier Wochen lang. Meine Firma bezahlt mir jeden Tag 25 Euro Spesen egal in welchem Land ich auch bin, die Firma zahlt auch das Hotel und stellenweise auch mal das Frühstück.Deshalb habe ich auch keine Quittungen.
Was zählt für mich und was kann ich beim Finanzamt geltend machen. Vielen Dank im voraus.

Mit freundlichen Grüßen

Peter

Jan schrieb am 15. Februar 2016 um 07:20 Uhr:

Hallo, es kann in der Steuererklärung die Differenz zwischen dem geltend gemacht werden, was dir zusteht und dem was du vom Arbeitgeber bekommen hast. Wenn du überwiegend in Ländern mit höheren Pauschalen unterwegs bist, kann dies unter Umständen Auswirkungen haben. Am Besten einfach mal durchspielen. Bei http://www.smartsteuer.de kann man die Steuererklärung kostenlos (und anonym) erfassen und solche Sachen prima testen. Einfach die Werte aus der Lohnsteuerbescheinigung (hier ist aufgeführt, was du vom Arbeitgeber erhalten hast) eintragen und den Bereich Werbungskosten mal durchackern. Reisekosten können unter „Auswärtstätigkeiten“ eingetragen werden. Am Ende kann man über „Auswertungen“ links im Baum in die Berechnung der Werbungskosten einsteigen und so ein relativ gutes Gefühl dafür bekommen, was man als Werbunskosten durch seine Reisen zurückkriegen könnte (ggf. verändert sich die Gesamterstattung dann noch durch weitere Einkünfte oder Ausgaben im Steuerjahr).

Philip schrieb am 3. März 2016 um 18:28 Uhr:

Hallo,

wie muss ich bei der Steuererklärung vorgehen, wenn ich eine Dienstreise gemacht habe, bei der ich Quittungen fürs Essen etc. eingereicht und vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen habe?
Auf der Abrechnung wurden die Tagespauschalen inkl. abgezogenes Frühstück und Abendessen ebenfalls aufgelistet. Dabei sind dann 8 Euro Werbungskosten übrig geblieben, die von dem Erstattungsbetrag durch eingereichte Rechnungen abgezogen wurde. (Also eingereichte Rechnungen – Tagespauschalen (Werbungskosten) = steuerfreie Erstattung.)

Wenn ich nun meine Reisekosten eintrage im Steuerprogramm, bleiben einige Euro übrig, die laut Steuerprogramm als zusätzliches Einkommen versteuert werden müssen, weil die erfassten Reisekosten (nur mit Pauschalen!) nicht Ziffer 20 (steuerfreie Erstattungen für Auswärtstätigkeiten) der Gehaltsabrechnung entsprechen.

Muss ich die zuerst selbst bezahlten Verpflegungen nun irgendwo eintragen? Wenn ja, wo?
Nach meinem Verständnis müsste meine Steuererklärung am Ende bei den Dienstreisen noch den Wert an Werbungskosten aufweisen, die bei der Gegenrechnung vom Arbeitgeber abgezogen wurden, richtig?

Vielen Dank!

Frau Hase schrieb am 4. März 2016 um 11:22 Uhr:

Hallo,
so ganz stimmt Euer Satz ja wohl nicht:

zeigt der Chef sich bei Gehaltserhöhungen knauserig, so kann ggf. zumindest die Auszahlung der Pauschalen als kleines „zusätzliches Extra“ nachverhandelt werden – den Chef kostet das nichts, den Arbeitnehmer freuts.

Wo genau kommen denn die Spesenzahlungen, also das Geld, Ihrer Meinung her? Faellt das vom Himmel? Dies muss mit verdient werden bei Auftragsvergabe und nicht jeder Kunde ist bereit den Aufwand zu tragen!

Dann, ausserdem bietet es Freiraum zum betruegen, denn nicht jeder Arbeitnehmer ist ehrlich und gibt korrekt an, was er bereits an verpflegungen erhalten hat, sondern laesst sich den Vollbetrag entschaedigen.
So und was dann?
Der Kunde sagt, ich zahle das nicht, der hat hier was zu essen bekommen und wo soll man dann das Geld Ihrer Meinung nach herholen? Bankueberfall?

Diese ewige der Chef ist doof Nummer geht mir gewaltig auf die Nerven. Denn ist man AN freundlich, gibt es immer einige Idioten, die es knallhart ausnutzen.

Also kommt alle mal von der nummer runter das Chefs knausrig und so sind.

ANs sind genauso knausrig ihren kollegen gegenueber!

Jan schrieb am 4. März 2016 um 11:29 Uhr:

Hallo Frau Hase, was genau soll denn „Dann, ausserdem bietet es Freiraum zum betruegen, denn nicht jeder Arbeitnehmer ist ehrlich und gibt korrekt an, was er bereits an verpflegungen erhalten hat, sondern laesst sich den Vollbetrag entschaedigen.“ heißen? Der Arbeitnehmer hat ein Anrecht auf die vollen Verpflegungssätze die in unserer Tabelle stehen …. Das hat doch nix mit betrügen zu tun?! Es geht hier auch nicht um eine Unkostenpauschale für die Verpflegung sondern um einen Mehraufwand, den der Arbeitnehmer durch Dienstreisen hat.

Thomas Franke schrieb am 14. April 2016 um 09:43 Uhr:

Hallo, mein Arbeitgeber hat sich für die zusätzliche Arbeit bei Ihm privat bedankt, will aber nicht zahlen, weil er mich nicht beauftragt hat, sondern einen Kollegen, der mich darauf hin um Unterstützung gebeten hat?

Jan schrieb am 14. April 2016 um 09:45 Uhr:

Hallo! Den Kommentar verstehe ich nicht ganz … Bitte weitere Infos?!

Angelika schrieb am 15. April 2016 um 09:36 Uhr:

Hallo,

ich habe mal eine Frage zur Übernachtung mit Frühstück. Der Chef zahlt keinen Verpflegungs-mehraufwand muss ich trotzdem die 4,80 € für das Frühstück bezahlen, oder trägt der Arbeitgeber die vollen Kosten? Es ging dabei um eine Fortbildung.

Jan schrieb am 15. April 2016 um 09:53 Uhr:

Hallo Angelika. Gekürzt wird immer dann, wenn du einen VMA erhälst (wenn dein Chef ihn nicht zahlt, dann machst du hoffentlich eine Steuererklärung und machst ihn hierüber geltend) und wenn der Arbeitgeber das Essen finanziert hat. Willst du deinen Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand nicht geltend machen, dann musst du natürlich nichts zahlen. Hat dein Arbeitgeber das Frühstück nicht bezahlt, so brauchst du nicht kürzen …

Herbie schrieb am 24. April 2016 um 17:11 Uhr:

Hallo!
Reisekostenabrechnungen sind eine kniffelige Sache, vor allem wenn’s um Verpflegungsmehraufwendungen und anzusetzende Kürzungen geht…
Dazu habe ich auch eine Frage: kann ich bei meinem Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen geltende machen, wenn auf einer Dienstreise (TV-Außenübertragung) alle Hotelkosten und Mahlzeiten am Produktionsort vom Auftraggeber (ist nicht der Arbeitgeber!)übernommen werden?
Gruß Herbie

Patrick schrieb am 25. Januar 2017 um 10:26 Uhr:

Hallo

In meinem Arbeitsvertrag ist geregelt das ich den verpflegungsmehraufwand bekomme …. Mein Chef hält sich aber nicht daran was kann ich da machen ?

Jan schrieb am 7. Februar 2017 um 11:38 Uhr:

Tja … Zur Not bliebe dann nur der Weg zum Anwalt oder (je nachdem wie hochs ist) das „In Kauf nehmen“ und das Anrechnen über die Steuererklärung …

Ralf schrieb am 8. Februar 2017 um 21:17 Uhr:

Hallo mein nächster AG hat mir angeboten das ich eine Pauschale von 250 Euro Brutto im MONAT für meine Spesen (Verpflegungsmehraufwand) bekomme anstatt ich jeden Tag die ich mehr als 8h arbeite den Zettel für die 12 Euro ausfülle. Ist das ein Nachteil,weil ich nicht weiss ob ich für die 250 euro steuern zahlen muss. Danke für eure antworten

Bine schrieb am 18. Juni 2017 um 12:51 Uhr:

Beim vorstellungsgespräch hat mein chef nach meiner gehaltsvorstellung gefragt. Ich sagte mein stundenlohn..spesen…. pension und firmenwagen. Er war mit allem einverstanden. Nun hat er mein stundenlohn gekürzt um std. 2 euro und zahlt keine spesen. Kann er das machen. Sage mir doch immer. Abgemacht ist abgemacht.

Jan schrieb am 20. Juni 2017 um 19:48 Uhr:

Hallo, grundsätzlich gilt sicherlich auch das gesprochene Wort. Ist allerdings schwer das nachzuweisen. Am Ende wird erstmal das wichtig sein, was im schriftlichen Arbeitsvertrag steht. Da liegt ein direkter Nachweis vor und wenn der Chef diesen Sachen nicht nachkommt, dann kann man sicherlich arbeitsrechtlich vorgehen. Das braucht aber einen Anwalt, der sich genau mit der Materie auskennt. Ansonsten würde ich meinen Chef mal (wirklich freundlich) drauf ansprechen, dass so ein Arbeitsverhältnis auf gegenseitigem Vertrauen fußt und das Zusagen anders erfolgt sind …