Erste TätigkeitsstätteMit dem „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“, das 2014 in Kraft trat, wurde in der Reisekostenabrechnung der neue Begriff “erste Tätigkeitsstätte” eingeführt. Er ersetzt den bisher genutzten Terminus „regelmäßige Arbeitsstätte“ und wirkt sich auf die Einkommensteuererklärungen und Dienstreiseabrechnungen von Arbeitnehmern aus.

Angewendet wird das Reisekostenrecht für die Abrechnung der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von Arbeitnehmern gegenüber ihren Arbeitgebern. Steuerlich wird dabei nicht mehr zwischen einer Dienstreise, der Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden. Immer dann, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte arbeiten, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor. Das Reisekostengesetz regelt, welchen Höchstbetrag an Aufwendungen der Arbeitgeber seinem Angestellten steuerfrei erstatten darf. Verpflichtet ist er dazu nicht. Zahlt er seinem Arbeitnehmer weniger oder übernimmt er gar keine Reisekosten, so kann der Steuerpflichtige seine Aufwendungen im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Reisekosten entstehen durch die Fahrten mit dem eigenen PKW (siehe Artikel Fahrtkosten im Lexikon) oder den öffentlichen Verkehrsmitteln zum auswärtigen Arbeitsort, durch notwendige Übernachtungen und durch einen erhöhten Verpflegungsaufwand des Arbeitnehmers. Auch Parkgebühren gehören als Nebenkosten zu den Reiseaufwendungen (siehe hierzu Artikel Reisenebenkosten im Lexikon).

Erste Tätigkeitsstätte: Reisekosten oder Pendlerpauschale?

Besonders relevant ist die Arbeitsstätte für die Abrechnung seiner Werbungskosten. Dazu zählen alle Aufwendungen, die er für die Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit aufbringen muss. Solche Kosten mindern die Steuerlast des Lohn- und Gehaltsempfängers. Bei vielen Angestellten zählen die Kosten für die Fahrten zur Arbeitsstätte zu den größten Posten bei den Werbungskosten. Für sie gibt es die Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt. Zur Zeit beträgt sie 0,30 Euro je einfachem Entfernungskilometer. Berechnet wird die Pauschale auf Grundlage der Entfernung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte. Beträgt die einfache Entfernung dorthin zum Beispiel 30 Kilometer, so verringert sich das zu versteuernde Einkommen bereits um neun Euro pro Arbeitstag.

Während im Rahmen der Pendlerpauschale also die Kosten für die einfache Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeit angesetzt werden, können für eine berufliche veranlasste Auswärtstätigkeit die tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden. Erlaubt sind zwar ebenfalls 0,30 € je Kilometer, aber eben für die doppelte Strecke. Im Beispiel oben können jetzt statt der 9 Euro sogar 18 Euro abgerechnet werden.

Definition der ersten Tätigkeitsstätte

Mit Inkrafttreten des neuen Gesetzes am 01. Januar 2014 kann ein Arbeitnehmer nur noch eine oder gar keine erste Tätigkeitsstätte haben. Nachzulesen ist die Definition der ersten Tätigkeitsstätte im Paragraph 9 des Einkommensteuergesetzbuches:

  • Sie ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten.
  • Sie muss dauerhaft zugeordnet sein, also entweder unbefristet oder für die Dauer des Dienstverhältnisses oder zumindest über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus.
  • Nur wenn der Arbeitgeber keine erste Arbeitsstätte festlegt, zählen weitere Zuordnungskriterien.

Schema zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte

Für die Prüfung, wo die erste Tätigkeitsstätte liegt, sollte schrittweise vorgegangen werden:

1. Die erste Tätigkeitsstätte wurde vom Arbeitgeber bestimmt.

2. Fehlt diese Festlegung:, ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung,

a) in der der Arbeitnehmer typischerweise an jedem Arbeitstag tätig wird oder

b in der der Arbeitnehmer zwei volle Arbeitstage je Woche arbeitet oder

c) in der der Arbeitnehmer mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit tätig ist.

3. Gibt es nach der Prüfung von Punkt 1 und 2 mehrere Tätigkeitsstätten, wird der Arbeitsort, welcher der Wohnung am nächsten liegt, als erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Erste Tätigkeitsstätte für verschiedene Berufsgruppen

Einfach ist die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte also für all jene, die an jedem Arbeitstag ihren festen Arbeitsplatz aufsuchen. Doch heute gibt es viele Arbeitnehmer und Steuerpflichtige, für die der Einzelfall betrachtet werden muss.

Erste Tätigkeitsstätte für Studenten und Auszubildende

Für Studierende wird in der Regel die Universität oder die Hochschule die erste Tätigkeitsstätte sein. Bei Auszubildenden im dualen System gibt es zwei feste Einrichtungen, die sie regelmäßig aufsuchen – ihre Berufsschule und die Arbeitsstätte. Der Arbeitgeber sollte hier ausdrücklich die Tätigkeitsstätte festlegen. Das kann auch die Berufsschule sein, wenn sich für den Auszubildenden daraus steuerliche Vorteile ergeben. Liegt sie näher am Wohnort, zählt bis zu dieser Stelle die Pendlerpauschale. Den weiteren Weg zum Betrieb kann der Azubi dann als berufliche Fahrt mit den tatsächlich gefahrenen Kilometern geltend machen.

Erste Tätigkeitsstätte bei Home Office

Angestellte, die im Home Office arbeiten, werden nicht in einer betrieblichen Einrichtung des Unternehmens tätig. Daher gibt es für sie keine erste Tätigkeitsstätte. Fahrten zum Geschäftssitz des Arbeitgebers sind damit Dienstreisen für sie und entsprechend abrechenbar.

Erste Tätigkeitsstätte bei Leiharbeitnehmern

Bei der Überlassung von Leiharbeitnehmern muss die Prüfung auf die Dauer der Beschäftigung bezogen werden. Wird der Arbeitnehmer für die gesamte Dauer seines Anstellungsverhältnisses an ein Unternehmen entliehen, so ist dort auch seine erste Tätigkeitsstätte. Auch wenn die Entleihung unbefristet ist (der Wortlaut „bis auf Weiteres“ gilt ebenfalls als unbefristet), so wird dieser Einsatzort die erste Tätigkeitsstätte.

Einsatzwechseltätigkeit / Fahrtätigkeit: Berufskraftfahrer, LKW-Fahrer, Busfahrer, Piloten, Rettungssanitäter, etc.

Berufskraftfahrer, die einen LKW oder einen Bus lenken, haben keine erste Tätigkeitsstätte. Ein solches Fahrzeug gilt nicht als ortsfeste Einrichtung. Viele Fahrer übernehmen das Fahrzeug jedoch an einem festen Übergabeort. Dieser gilt dann als erste Tätigkeitsstätte. Das gilt auch für Lokführer, Piloten, Rettungssanitäter oder auch die Besatzungsmitglieder von Schiffen.

Die erste Tätigkeitsstätte wird auch dann an einem Übergabe- bzw. Sammelpunkt angesiedelt, wenn der Weitertransport zum Arbeitsort vom Arbeitgeber organisiert wird. Das kann zum Beispiel an einem Fährhafen oder auf einem weitläufigen Betriebsgelände der Fall sein. Eine Ausnahme gibt es für privat organisierte Fahrgemeinschaften, hier zählt der Treffpunkt nicht als erste Tätigkeitsstätte.

Erste Tätigkeitsstätte und mehrere Arbeitsorte

Arbeitet ein Steuerpflichtige regelmäßig an mehreren Arbeitsorten, so wird ihm trotzdem nur eine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet (siehe Punkt 3 des Prüfschemas). Für die Fahrten dorthin kann er die Entfernungspauschale anrechnen. Alle weiteren Fahrten sind dann wie Dienstfahrten zu behandeln – mit der Kilometerpauschale für den gesamten Fahrtweg.

Die steuerlich richtige Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte wirkt sich also auf den Geldbeutel aus. Günstiger ist es, wenn der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag oder in Weisungen eine spezifische Tätigkeitsstätte bestimmt.

Veröffentlicht in: Lexikon
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